Налоговый документ

Что это значит

Налоговый документ - обиходное название для документа, из которого возникает право на вычет НДС. Сам закон о НДС этого словосочетания не использует: он говорит о фактуре и перечисляет, что она обязана содержать.

Под то же понятие подпадает несколько видов документов: обычная фактура, упрощённая фактура вместе с кассовым чеком eKasa, корректирующий документ и документ об оплате. Они различаются объёмом реквизитов, а не юридической силой.

Налоговым документом не являются проформа, заказ или требование об оплате. Пока налоговая обязанность не возникла, вычитать нечего, поэтому НДС, указанный в проформе, к вычету не принимают; вычет открывает только фактура, которую поставщик выставит на полученный платёж или на поставку.

Как это работает на практике

Для бухгалтера это одновременно учётный документ, так что он должен выдержать проверку дважды: по учёту и по налогу. Отсутствующий номер плательщика НДС покупателя - не формальность, а условие вычета налога.

Документ выставляет поставщик в срок, установленный законом о НДС, и его данные должны совпасть с тем, что обе стороны укажут в контрольном отчёте. Поэтому номер документа никогда не переписывают в собственном формате.

Документы клиента мы храним в том виде, в каком они пришли: электронную фактуру - исходным файлом, бумажную - на бумаге или в надёжно оцифрованном виде. Хранение налоговых документов регулирует закон о НДС, и его сроки могут быть дольше, чем привыкла обычная учётная практика.

На что обратить внимание

Упрощённую фактуру можно применять только до стоимостного порога, заданного законом. Выше него нужна полная фактура с идентификацией покупателя: вычет по чеку eKasa за дорогую покупку при проверке не устоит, и налог доплачивают с процентами.

Документ, выписанный на директора как на физическое лицо или с неверными данными покупателя, при проверке могут поставить под сомнение. Исправляют это корректирующей фактурой от поставщика, а не ручной правкой данных в учёте, и пока исправленный документ не пришёл, вычет стоит на шатком основании.