DMS

Что это значит

DMS, система управления документами, - программа, которая хранит договоры, счета, заказы и другие файлы в одном месте с порядком, который в общей папке не удержать. У каждого документа есть метаданные, например тип, контрагент, дата и сумма, по которым его можно найти в любой момент.

Основные функции - версионирование, то есть история изменений, управление доступом, поиск по тексту благодаря OCR и журнал аудита, фиксирующий, кто что делал с документом. Продвинутые системы добавляют процессы согласования и сроки хранения.

DMS - это не бухгалтерская программа и не ERP, но часто связывается с ними: счёт проходит согласование в DMS и уходит в бухгалтерию уже с контировкой и подписями. Это ядро цифровизации документов.

Как это работает на практике

У клиентов мы перешли от бумажных папок к электронным документам, которые приходят в общий ящик, система их распознаёт и раскладывает. Согласование директором фиксируется прямо в системе и заменяет подпись на бумаге.

Для архивирования документов DMS должна гарантировать, что сохранённый документ нельзя незаметно изменить и он будет читаемым весь законный срок. Для договоров, подписанных электронной подписью, она должна хранить и подпись с проверкой, а не только PDF.

При выборе DMS мы смотрим, где хранятся данные, в облачном хранилище в ЕС или на собственном сервере, как они резервируются и как их можно выгрузить при смене поставщика. Документы содержат персональные данные, поэтому на систему распространяется и GDPR.

На что обратить внимание

Система, куда каждый складывает по-своему, - лишь более дорогая общая папка. Перед запуском нужно договориться о структуре, обязательных метаданных и правилах названий, иначе через год документы ищутся так же трудно, как раньше.

Главный риск - потеря доступа. Если поставщик прекратит услугу или фирма перестанет платить, доступ к архиву не должен исчезнуть. Поэтому мы настаиваем на регулярном резервном копировании и выгрузке в открытом формате, чтобы у фирмы были документы на любой проверке.