Интеллектуальная обработка документов

Что это значит

Интеллектуальная обработка документов - это автоматическое чтение и извлечение данных из счетов, договоров, выписок или заказов с помощью OCR и искусственного интеллекта, который понимает и нестандартную структуру. В отличие от простого OCR она распознаёт не только буквы, но и смысл данных.

Система может найти в счёте поставщика, IČ DPH, даты, суммы и позиции, даже если у каждого поставщика свой вид документа. Затем она передаёт данные в бухгалтерскую программу для проводки, что заметно ускоряет обработку документов.

IDP сочетает распознавание текста, машинное обучение и всё чаще генеративный ИИ. Её часто связывают с RPA, автоматизирующей следующие шаги, например проводку, сопоставление с заказом или отправку на согласование.

Как это работает на практике

В бухгалтерии IDP избавляет от перепечатки входящих счетов. Бухгалтер проверяет и утверждает предложенные данные вместо ручного ввода, и при большом объёме документов экономится много времени и устраняются ошибки перепечатки.

Система учится на исправлениях: если бухгалтер исправит неверно распознанные данные или проводку, для следующих документов того же поставщика она предложит правильно. Поэтому точность со временем растёт, но у новых поставщиков и при плохих сканах снижается.

С введением обязательного электронного выставления счетов часть документов будет приходить сразу в структурированном виде, и IDP не понадобится. Но для бумажных и PDF-документов, договоров и других бумаг она останется полезной.

На что обратить внимание

Результаты IDP нужно проверять. Неверно прочитанная сумма, ставка НДС или дата поставки ведут к неправильной проводке и декларации, а у генеративного ИИ есть риск галлюцинации, когда система дополняет данные, которых в документе нет.

Документы часто содержат персональные данные и коммерческую тайну. При облачной IDP нужно проверить, где обрабатываются данные, не использует ли их поставщик для обучения моделей и заключён ли договор об обработке данных.