Обліковий запис

Що це означає

Обліковий запис у значенні закону про бухгалтерський облік - будь-який носій інформації, що стосується ведення обліку. Сюди належать бухгалтерський документ, облікові книги, як-от журнал проведень і головна книга, план амортизації, інвентаризаційний опис, звітність, річний звіт та інші документи, пов’язані з обліком.

Обліковий запис може бути паперовим і електронним. Вирішує, щоб він був доказовим, зрозумілим і довговічним: має бути зрозуміло, хто й коли його створив і на якій підставі, і його не можна непомітно змінити. Частиною доказовості є й підписна позначка.

Закон зобов’язує зберігати облікові записи протягом встановлених строків. Звітність і річний звіт зберігаються найдовше, бухгалтерські документи й книги, як правило, десять років після року, до якого належать, а деякі записи довше за спеціальними нормами.

Як це працює на практиці

За електронного обліку ми стежимо, щоб усі записи можна було будь-коли роздрукувати чи показати в читабельному вигляді і щоб їх можна було пов’язати: від документа до проведення в журналі й назад. Під час перевірки податкова часто питає саме про цей зв’язок.

Під час оцифрування документів ми переводимо паперові документи в електронний вигляд способом, який допускає закон, зі збереженням змісту й читабельності. Після переведення й перевірки фірма за виконання умов може знищити паперові оригінали.

Архівування ми налаштовуємо так, щоб записи пережили й зміну бухгалтерської програми чи постачальника. Під час переходу на нову систему ми експортуємо дані й документи в читабельному форматі й перевіряємо їхню повноту.

На що звернути увагу

Відсутні чи неповні облікові записи порушують закон про бухгалтерський облік і під час податкової перевірки можуть призвести до визначення податку за непрямими ознаками, тобто оцінкою податкової. Для фірми це завжди гірше за оподаткування за фактом.

Переписування чи видалення записів без сліду неприпустиме. Виправлення робляться виправним проведенням, що зберігає й початкові дані, і зміну. Тому від електронних систем ми вимагаємо зберігання історії змін.