Підписний запис

Що це означає

Підписна позначка за законом про бухгалтерський облік - власноручний підпис чи його електронний замінник, що підтверджує, хто відповідає за обліковий запис. На бухгалтерському документі має бути підписна позначка особи, відповідальної за господарську операцію, і особи, відповідальної за її проведення.

Електронною формою може бути електронний підпис, а також інший доказовий спосіб, наприклад схвалення в системі, що однозначно фіксує, хто й коли погодив документ. Головне - щоб особу можна було надійно ідентифікувати, а запис не можна було непомітно змінити.

Підписна позначка - частина доказовості обліку. Без неї незрозуміло, хто схвалив купівлю чи хто провів документ, і під час перевірки документ можна оскаржити як неповний.

Як це працює на практиці

За цифрового документообігу ми налаштовуємо погодження прямо в системі: вхідний рахунок проходить схвалення відповідального працівника, чиє ім’я й час зберігаються, і потім ми його проводимо. Слід у журналі аудиту системи ми вважаємо підписною позначкою, якщо система не дозволяє його переписати.

Хто за що відповідає, ми описуємо у внутрішній директиві про документообіг. У невеликих фірмах за всі операції часто відповідає директор, у великих відповідальність ділиться за відділами й лімітами.

Під час архівування електронних документів ми стежимо, щоб разом із документом зберігалися й дані про схвалення. Сам лише PDF рахунку без позначки, хто його схвалив і хто провів, вимогам доказовості не відповідає.

На що звернути увагу

Спільні логіни для кількох людей знецінюють електронну підписну позначку, бо незрозуміло, хто виконав дію. Тому кожен користувач бухгалтерської системи й системи погодження має мати власний обліковий запис.

Документ, підписаний заднім числом, наприклад просто перед перевіркою, викликає підозру. Погодження має відбуватися тоді, коли операція вирішується. Тому під час перевірки часто порівнюють дату схвалення з датою отримання й оплати рахунку.