Účtovný záznam

Čo to znamená

Účtovný záznam je v zmysle zákona o účtovníctve akýkoľvek nosič informácie, ktorý sa týka vedenia účtovníctva. Patrí sem účtovný doklad, účtovné knihy ako účtovný denník a hlavná kniha, odpisový plán, inventúrny súpis, účtovná závierka, výročná správa aj ďalšie písomnosti, ktoré s účtovníctvom súvisia.

Účtovný záznam môže mať listinnú aj elektronickú formu. Rozhodujúce je, aby bol preukázateľný, zrozumiteľný a trvalý: musí byť jasné, kto ho vytvoril, kedy a na základe čoho, a nesmie sa dať nepozorovane zmeniť. Súčasťou preukázateľnosti je aj podpisový záznam.

Zákon ukladá účtovné záznamy uchovávať počas určených lehôt. Účtovná závierka a výročná správa sa uchovávajú najdlhšie, účtovné doklady a knihy spravidla desať rokov po roku, ktorého sa týkajú, niektoré záznamy dlhšie podľa osobitných predpisov.

Ako to funguje v praxi

Pri elektronickom účtovníctve dbáme na to, aby sa všetky záznamy dali kedykoľvek vytlačiť alebo zobraziť v čitateľnej podobe a aby sa dali previazať: od dokladu k zápisu v denníku a späť. Pri kontrole sa správca dane často pýta práve na túto prepojenosť.

Pri digitalizácii dokladov prevádzame papierové doklady do elektronickej podoby spôsobom, ktorý zákon pripúšťa, so zachovaním obsahu a čitateľnosti. Po prevode a overení môže firma za splnenia podmienok papierové originály skartovať.

Archiváciu nastavujeme tak, aby záznamy prežili aj zmenu účtovného programu či dodávateľa. Pri prechode na nový systém exportujeme dáta a doklady v čitateľnom formáte a overíme, že sú úplné.

Na čo si dať pozor

Chýbajúce alebo neúplné účtovné záznamy sú porušením zákona o účtovníctve a pri daňovej kontrole môžu viesť k určeniu dane podľa pomôcok, teda odhadom správcu dane. To býva pre firmu vždy horšie ako zdanenie podľa skutočnosti.

Prepisovanie alebo mazanie záznamov bez stopy je neprípustné. Opravy sa robia opravným zápisom, ktorý zachová pôvodný údaj aj zmenu. Pri elektronických systémoch preto vyžadujeme, aby uchovávali históriu zmien.