Учётная запись

Что это значит

Учётная запись в смысле закона о бухгалтерском учёте - любой носитель информации, относящийся к ведению учёта. Сюда относятся бухгалтерский документ, учётные книги, такие как журнал проводок и главная книга, план амортизации, инвентаризационная опись, отчётность, годовой отчёт и другие документы, связанные с учётом.

Учётная запись может быть бумажной и электронной. Решает, чтобы она была доказуемой, понятной и долговечной: должно быть ясно, кто и когда её создал и на каком основании, и её нельзя незаметно изменить. Частью доказуемости является и подписная отметка.

Закон обязывает хранить учётные записи в течение установленных сроков. Отчётность и годовой отчёт хранятся дольше всего, бухгалтерские документы и книги, как правило, десять лет после года, к которому относятся, а некоторые записи дольше по специальным нормам.

Как это работает на практике

При электронном учёте мы следим, чтобы все записи можно было в любой момент распечатать или показать в читаемом виде и чтобы их можно было связать: от документа к проводке в журнале и обратно. При проверке налоговая часто спрашивает именно об этой связанности.

При оцифровке документов мы переводим бумажные документы в электронный вид способом, который допускает закон, с сохранением содержания и читаемости. После перевода и проверки фирма при выполнении условий может уничтожить бумажные оригиналы.

Архивирование мы настраиваем так, чтобы записи пережили и смену бухгалтерской программы или поставщика. При переходе на новую систему мы экспортируем данные и документы в читаемом формате и проверяем их полноту.

На что обратить внимание

Отсутствующие или неполные учётные записи нарушают закон о бухгалтерском учёте и при налоговой проверке могут привести к определению налога по косвенным признакам, то есть оценкой налоговой. Для фирмы это всегда хуже налогообложения по факту.

Переписывание или удаление записей без следа недопустимо. Исправления делаются исправительной проводкой, сохраняющей и исходные данные, и изменение. Поэтому от электронных систем мы требуем хранения истории изменений.