SOP

Що це означає

SOP - це письмовий регламент повторюваної роботи: що робиться, в якому порядку, хто це робить, чим перевіряється і що відбувається при відхиленні. Мета в тому, щоб результат був однаковим незалежно від виконавця.

Це не посібник до програми і не інструкція, напхана посиланнями на статті закону. Добрий SOP уміщується на сторінку, пишеться кроками і використовує мову тих, хто за ним працює.

SOP - це не внутрішня директива. Директива визначає, що треба дотримуватися і чому, наприклад правила документообігу чи інвентаризації, а SOP каже, як людина зробить це крок за кроком. Одна директива може мати кілька процедур, і зміна процедури не обов’язково потребує затвердження нової директиви.

Як це працює на практиці

У бухгалтерії варто записати ті дії, де помилка коштує найдорожче: обробка вхідного рахунку, затвердження платежу, місячне закриття, розрахунок зарплати, передача матеріалів клієнтам.

SOP виростає з карти процесів, доповнюється RACI-матрицею і в системі перетворюється на робочий процес. Під час онбордингу нової людини він замінює половину навчання.

Коротку процедуру ми даємо й клієнтам: до якого числа і яким каналом надсилати документи за місяць, як позначати касові документи, кому і коли повідомляти про нового працівника. Коли клієнт її дотримується, закриття місяця не починається з пошуку відсутніх паперів, і питання ми вирішуємо лише щодо справжніх винятків.

На що звернути увагу

Регламент, який не оновлюють після зміни закону чи програми, гірший за відсутній: люди перестають сприймати його серйозно. Тому в кожного SOP є дата, власник і позначка, коли він востаннє перевірявся на практиці як частина внутрішнього контролю.

Найчастіше бракує саме частини про винятки. Процедура описує звичайний випадок, а при кредит-ноті, іноземному рахунку чи відсутньому погодженні починається імпровізація; саме там виникають помилки, і вдосконаленням у дусі кайдзен немає від чого відштовхнутися, бо ніде не записано, як мало бути правильно.