RACI-матриця

Що це означає

RACI-матриця присвоює крокам процесу чотири ролі: хто виконує роботу (Responsible), хто відповідає за неї і затверджує (Accountable), з ким консультуються (Consulted) і кого інформують (Informed).

Правило просте: роль Accountable на кожному кроці рівно одна. Два відповідальні на практиці означають жодного, і це найчастіша причина того, що завдання не робиться.

RACI - не організаційна структура: вона не каже, хто кому підпорядкований, а каже, хто що робить на конкретному кроці. Від матриці ескалації вона відрізняється тим, що описує звичайний хід роботи, а матриця ескалації визначає, до кого звертатися, коли крок застряг або сторони не можуть домовитися.

Як це працює на практиці

У бухгалтерії вона добре працює для кроків, де зустрічаються дві сторони: затвердження рахунку перед оплатою, передача матеріалів для зарплати, погодження звітності. Вона виростає з карти процесів і доповнює SOP.

Робити її для всієї компанії одразу безглуздо. Три-п’ять ключових процесів знімають більшість непорозумінь, решту додають, коли з’явиться привід.

Під час приймання агенди ми погоджуємо її разом із клієнтом: документи постачає фірма, проведення і декларації робимо ми, сплату податку затверджує директор, а результат отримує до відома учасник. Записане в одній таблиці це замінює десятки листів про те, хто що мав надіслати і до якого строку.

На що звернути увагу

Матриця, яка не використовується в робочому процесі і в системі, лишається презентацією. А якщо в ній усі опиняються Consulted, процес сповільниться дужче, ніж допоможе: консультованими мають бути лише ті, без кого крок не можна зробити правильно.

Матриця, складена на імена, застаріває з першим відходом працівника. Ролі треба називати функцією, наприклад бухгалтер із зарплати чи директор, а імена прив’язувати до них окремо; інакше після офбордингу людини крок лишиться без виконавця, і ніхто цього не помітить до пропущеного строку.