Внутрішній контроль

Що це означає

Внутрішній контроль - це набір повсякденних заходів, покликаних запобігти помилці та зловживанню до того, як вони стануться: затвердження витрат, поділ несумісних функцій, звіряння залишків, облік майна та обмежені доступи.

Його ядро - просте правило: той, хто замовляє, не має водночас затверджувати, платити та обліковувати. У невеликій компанії поділити все неможливо, тому брак поділу замінюють контролем з боку директора або зовнішнього бухгалтера.

Внутрішній контроль не слід плутати з аудитом. Аудит дивиться на результат заднім числом і за вибіркою, а внутрішній контроль вбудований просто в повсякденну роботу і є частиною корпоративного управління. Одні заходи запобігають помилці, наприклад затвердження до оплати, інші виявляють її пізніше, наприклад щомісячне звіряння. Добрій системі потрібне і те, і те, бо запобігти заздалегідь можна не всьому.

Як це працює на практиці

Практично це кілька рутин: ліміти і другий підпис у банку, звіряння сальдо розрахунків із контрагентами, щомісячна перевірка банківських залишків, інвентаризація майна і запасів та регулярний погляд у журнал аудиту.

Процедури мають бути записані як SOP, а не триматися в голові. Під час перевірки, аудиту і при страховому випадку саме документований процес захищає компанію.

Зовнішня бухгалтерська фірма в невеликій компанії часто є єдиною другою парою очей. Під час обробки документів ми вказуємо на те, що не сходиться: платіж без рахунку, дубльований рахунок, нового постачальника без договору, круглі зняття готівки без касового документа. Це не підозра щодо когось, а лише те, що про незвичну позицію хтось вчасно запитає.

На що звернути увагу

Найбільша діра в невеликих компаніях - платежі: одна людина має доступ і до банку, і до рахунків, і до реквізитів постачальників. Підміна номера рахунку в документі - найчастіше шахрайство, і захист від нього - перевірка зміни телефоном у відомого контакту.

Контроль, який існує лише в положенні, гірший, ніж жодного: він створює хибне відчуття безпеки. Типовий приклад - директор, який підписує стос рахунків разом, не дивлячись на них, або ліміт, який за термінового платежу обходять. Під час шкоди чи податкової перевірки з’ясовується, що порядок був записаний, але ніхто його не дотримувався.