Six Sigma

Що це означає

Six Sigma - метод поліпшення процесів, спрямований проти розкиду результату. Він питає не про середнє значення, а про те, як часто процес виходить за межі прийнятного для замовника, і вимірює дефекти на мільйон можливостей.

Робота йде за п’ятьма кроками DMAIC: визнач, виміряй, проаналізуй, поліпши, утримуй. Від підходу Lean, який прибирає втрати й очікування, метод відрізняється опорою на дані й статистику, а від кайдзену - тим, що це проєкт з командою, бюджетом і кінцем.

Six Sigma - це не стандарт, за яким сертифікується компанія: сертифікати, відомі як зелений або чорний пояс, отримують люди, а не організація. Метод не замінює і внутрішнього контролю. Той ловить помилки й зупиняє їх, перш ніж вони підуть далі, тоді як Six Sigma шукає, чому помилки взагалі виникають і як надовго знизити їхню частоту.

Як це працює на практиці

В облікових і зарплатних процесах вимірюють частку помилкових рахунків, частку документів, оброблених з першого разу, і тривалість закриття місяця. Без карти процесу фазу вимірювання провести не можна: неясно, на якому кроці народжується помилка.

Поліпшення тримається лише тоді, коли після проєкту залишається механізм контролю: перевірка прямо в системі, переписаний регламент і показник, за яким стежить власник процесу. Інакше за півроку процес повертається до попередньої поведінки.

У роботі з бухгалтерською фірмою часто з’ясовується, що найбільший розкид виникає не під час проведень, а на боці клієнта: документи надходять у різні строки й різної якості. Тому ми вимірюємо й частку документів, що прийшли після погодженого строку або без підтверджень, а зміну на кшталт оцифрування документів зі збором в одне місце потім можна оцінити цифрами.

На що звернути увагу

Найчастіше проєкт ламається на визначенні дефекту і на вимірюванні вихідного стану. Якщо стан до втручання не заміряно, а дефект двоє людей рахують по-різному, заявлену економію захистити нічим, і у фінансовому результаті вона ніколи не з’явиться.

У невеликій компанії з кількома десятками рахунків на місяць статистиці немає з чого робити висновки: вибірка замала, і розкид перекривається випадковістю. Навчання, проєктна документація і заміри тоді коштують більше, ніж будь-коли принесуть, а той самий ефект дає проста стандартна процедура з контрольним списком.