Аналіз першопричин

Що це означає

Аналіз першопричин, англійською root cause analysis, - підхід, який за проблеми питає не хто її спричинив, а чому вона могла виникнути. Мета - знайти причину, після усунення якої проблема не повториться, а не просто виправити її останній прояв.

Найпростіший метод - п’ять чому: на кожну відповідь знову питаємо чому, поки не дійдемо до того, що можна змінити в процесі. Для складних проблем використовують діаграму риб’ячої кістки, яка групує можливі причини за людьми, методами, машинами, матеріалами й середовищем.

Метод входить до підходів на кшталт ощадливого виробництва та Six Sigma і становить крок перевірки в циклі PDCA. Він не потребує ні програм, ні консультанта, лише готовності шукати причину в процесі, а не в людях.

Як це працює на практиці

У бухгалтерії ми застосовуємо його, коли помилка повторюється, наприклад коли рахунки одного постачальника приходять із неправильною датою постачання або в ПДВ раз у раз з’являються розбіжності. Разове виправлення проведення вирішує місяць, аналіз першопричин вирішує наступні роки.

Типовий приклад: у контрольному звіті не сходиться рахунок. Чому? Його провели в іншому місяці. Чому? Він прийшов пізно. Чому? Постачальник надсилає його на стару адресу. Рішення не в черговому виправленні, а у зміні контакту й новому правилі внутрішнього контролю.

Підсумок аналізу варто записати в порядок роботи, щоб нова практика не зникла разом із людиною. Так у клієнтів з’являються прості робочі інструкції, SOP, і правки карти процесів, які не дають помилці повернутися.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - зупинитися на людині: бухгалтерка помилилася, комірник забув. Людина помиляється завжди, питання в тому, чому процес дозволив їй помилитися і чому ніхто цього не помітив. Поки відповідь закінчується ім’ям, причина залишається в системі.

Друга помилка - аналізувати все підряд. Аналіз коштує часу, тому окупається за помилок, що повторюються або дорогі, а за поодинокої описки досить виправлення. Пріоритети допомагає визначити огляд того, де виникає найбільше виправлень, і пошук вузького місця в процесі.