Six Sigma

Čo to znamená

Six Sigma je metóda zlepšovania procesov, ktorá útočí na rozptyl výsledku. Nepýta sa, aký je priemer, ale ako často proces vybočí z toho, čo zákazník ešte prijme, a chybovosť meria na milión príležitostí.

Pracuje v piatich krokoch DMAIC: definuj, meraj, analyzuj, zlepši, riaď. Od leanu, ktorý odstraňuje plytvanie a čakanie, sa líši dôrazom na dáta a štatistiku, a od kaizenu tým, že ide o projekt s tímom, rozpočtom a koncom.

Six Sigma nie je norma, podľa ktorej sa certifikuje firma: certifikáty, známe ako zelený alebo čierny pás, získavajú ľudia, nie organizácia. Nenahrádza ani internú kontrolu. Tá chyby zachytáva a zastaví skôr, než sa dostanú ďalej, kým Six Sigma hľadá, prečo chyby vôbec vznikajú a ako ich výskyt trvalo znížiť.

Ako to funguje v praxi

V účtovných a mzdových procesoch sa meria chybovosť faktúr, podiel dokladov spracovaných na prvýkrát a dĺžka uzávierky. Bez procesnej mapy sa fáza merania robiť nedá, lebo nie je jasné, v ktorom kroku chyba vzniká.

Zlepšenie vydrží len vtedy, keď po projekte zostane kontrolný mechanizmus: kontrola priamo v systéme, upravená smernica a ukazovateľ, ktorý sleduje vlastník procesu. Inak sa proces do pol roka vráti k pôvodnému správaniu.

V spolupráci s účtovnou firmou sa často ukáže, že najväčší rozptyl nevzniká pri účtovaní, ale na strane klienta: doklady chodia v rôznych termínoch a v rôznej kvalite. Meriame preto aj podiel dokladov, ktoré prídu po dohodnutom termíne alebo bez podkladov, a zmena typu digitalizácie dokladov so zberom na jedno miesto sa potom dá posúdiť číslami.

Na čo si dať pozor

Projekt sa najčastejšie rozbije na definícii chyby a na meraní východiskového stavu. Ak sa stav pred zásahom nezmeral a chybu nespočítajú dvaja ľudia rovnako, deklarovaná úspora sa nedá obhájiť a vo výsledku hospodárenia sa nikdy neobjaví.

Pri malej firme s niekoľkými desiatkami faktúr mesačne nemá štatistika z čoho vyvodiť záver: vzorka je príliš malá a rozptyl zakryje náhoda. Školenie, projektová dokumentácia a meranie vtedy stoja viac, než kedy prinesú, a rovnaký efekt dosiahne jednoduchý štandardný postup s kontrolným zoznamom.