RACI matica

Čo to znamená

RACI matica priraďuje k jednotlivým krokom procesu štyri role: kto prácu vykoná (Responsible), kto za ňu nesie zodpovednosť a schvaľuje (Accountable), s kým sa konzultuje (Consulted) a kto sa informuje (Informed).

Pravidlo znie: role Accountable je pri každom kroku práve jedna. Dve zodpovedné osoby znamenajú v praxi žiadnu - to je najčastejšia príčina toho, že sa úloha nespraví.

RACI nie je organizačná štruktúra: nehovorí, kto je komu nadriadený, ale kto čo robí pri konkrétnom kroku. Od eskalačnej matice sa líši tým, že opisuje bežný priebeh, kým eskalačná matica určuje, na koho sa obrátiť, keď sa krok zasekne alebo keď sa strany nevedia dohodnúť.

Ako to funguje v praxi

V účtovnej agende sa osvedčuje pre kroky, kde sa stretávajú dve strany: schválenie faktúry pred platbou, odovzdanie podkladov k mzdám, odsúhlasenie závierky. Vzniká z procesnej mapy a dopĺňa SOP.

Nemá zmysel ju robiť pre celú firmu naraz. Tri až päť kľúčových procesov vyrieši väčšinu nedorozumení, zvyšok sa dopĺňa, keď na ne vznikne dôvod.

Pri prevzatí agendy ju dohodneme spolu s klientom: doklady dodáva firma, zaúčtovanie a priznania robíme my, platbu dane schvaľuje konateľ a výsledok dostáva na vedomie spoločník. Zapísané v jednej tabuľke to nahradí desiatky e-mailov o tom, kto mal čo poslať a dokedy.

Na čo si dať pozor

Matica, ktorá sa nepoužije v workflow a v systéme, ostane prezentáciou. A ak sa v nej všetci ocitnú ako Consulted, proces sa spomalí viac, než pomôže - konzultovaní majú byť len tí, bez ktorých sa krok nedá urobiť správne.

Matica napísaná na mená zastará s prvým odchodom zamestnanca. Roly majú byť pomenované funkciou, napríklad mzdová účtovníčka alebo konateľ, a mená sa k nim priraďujú osobitne; inak po offboardingu človeka ostane krok bez vykonávateľa a nikto si to nevšimne až do zmeškaného termínu.