Матриця Ейзенгауера

Що це означає

Матриця Ейзенгауера - простий інструмент визначення пріоритетів, названий на честь американського президента, який, кажуть, розрізняв термінове і важливе. Задачі розподіляють на чотири поля залежно від того, чи вони термінові і чи важливі.

Важливі й термінові задачі роблять одразу, наприклад подання декларації в останній день строку. Важливі, але не термінові планують, наприклад підготовку бюджету чи поліпшення процесів. Термінові, але неважливі делегують, а ті, що ні те ні інше, відкидають.

Суть у другому полі. Задачі, які важливі, але ніхто їх не підганяє, у звичайній метушні відкладають, поки вони не перетворяться на кризу. Хто регулярно виділяє час на планування і профілактику, рідше гасить пожежі.

Як це працює на практиці

У клієнтів ми бачимо матрицю в дії на податкових строках. Фірма, що здає документи по ходу справи, закриває рік спокійно. Фірма, що приносить їх в останню мить, перетворює важливу задачу на термінову і платить за це помилками, стресом, а іноді й штрафом.

Директорам невеликих фірм ми радимо раз на тиждень проводити список задач через матрицю. Це допомагає побачити, скільки часу займають поточні справи, які міг би робити хтось інший, і що можна довірити зовнішньому партнерові, наприклад бухгалтерію, зарплати чи адміністрування.

Матриця добре поєднується з іншими інструментами. Принцип Парето допомагає знайти задачі з найбільшим ефектом, SMART-цілі - сформулювати їх, а канбан - стежити за тим, що в роботі.

На що звернути увагу

Часта помилка - вважати все терміновим і важливим. Якщо в першому полі двадцять задач, матриця перестала працювати, і треба чесно визнати, що зачекає, а що не буде зроблено взагалі.

Другий ризик - делегування без контролю. Навіть термінова, але менш важлива задача, наприклад відповідь на запит органу, може мати серйозні наслідки, якщо її ніхто не доведе до кінця. Делегувати - означає передати зі строком і перевірити результат.