Карта процесса

Что это значит

Карта процессов - это изображение того, как что-то в компании происходит на самом деле: шаги по порядку, кто их выполняет, какие входные данные нужны и что получается на выходе. Это не организационная схема: та показывает людей, а карта - поток работы.

Её рисуют такой, какова реальность, а не такой, какой она должна быть. Именно разница между картой и представлением руководства обычно оказывается самым полезным выводом всего упражнения.

Базовая карта говорит, что происходит и в каком порядке, но не сколько это длится. Если к шагам добавить время обработки и ожидания, получается карта потока создания ценности, с которой работает lean. Обычной компании достаточно начать с простой версии и добавить время лишь там, где работа явно застревает.

Как это работает на практике

Для бухгалтерии достаточно описать три-четыре процесса: входящий счёт от получения до оплаты, исходящий счёт от заказа до поступления денег, зарплату и месячное закрытие. Из карты затем получается рабочий процесс в системе и SOP для людей.

Карта показывает, где работа ждёт, где данные перебиваются второй раз и где нет контроля. Ответственности добавляют через RACI-матрицу, контрольные точки - через внутренний контроль.

В небольшой s. r. o. часто выясняется, что входящие счета приходят на три разных адреса, а утверждает их директор, который неделю в разъездах. После описания процесса хватает одного адреса для счетов и заместителя с правом утверждать до определённой суммы. Такая мелочь сокращает путь от получения до проводки сильнее, чем новая программа.

На что обратить внимание

Описывать процессы уже во время внедрения ERP поздно и дорого: система тогда подстраивается под привычки вместо того, чтобы их упростить. А карта, которая после отрисовки не обновляется, за год становится историческим документом.

Карта, нарисованная только руководством без людей, которые делают работу, показывает желаемое состояние и пропускает исключения. А именно исключения - кредит-ноты, рекламации, счета без заказа - отнимают больше всего времени. Поэтому карту рисуют вместе с сотрудниками за одним столом и каждую ветку проверяют на нескольких реальных документах.