Back office

Що це означає

Бек-офіс - це частина компанії, якої клієнт не бачить: бухгалтерія, зарплата, виставлення рахунків, облік договорів, ІТ, документообіг. Прямої виручки він не створює, але без нього виручку неможливо виставити, виплатити й відобразити у звітності.

Протилежність - фронт-офіс: продажі, підтримка, усе, що контактує з клієнтом. Межа між ними організаційна, а не якісна: помилка в бек-офісі доходить до клієнта так само швидко, як помилка у продажах.

Бек-офіс - не те саме, що центр спільних послуг. Бек-офіс - це функція, яка є в будь-якої компанії, навіть із двома працівниками. Центр спільних послуг - спосіб, у який група компаній збирає цю функцію в одному місці й надає її учасникам за внутрішньою ціною. Для невеликої фірми його аналог - зовнішній підрядник.

Як це працює на практиці

Саме бек-офіс найчастіше передають назовні. Аутсорсинг бухгалтерії та зарплати має сенс там, де обсяг не виправдовує штатного спеціаліста, а законодавча відповідальність така сама, як у великої компанії.

Щоб передана функція працювала, потрібні робочий процес і письмові регламенти (SOP): хто передає документи, до якого строку, в якому форматі і хто затверджує платежі. Без цього аутсорсинг перетворюється на листування з наздоганяючими питаннями.

Приймаючи функцію, ми спершу записуємо, хто сьогодні виставляє рахунки, хто затверджує закупівлі та де осідають документи. З цього виходить проста карта процесів, на якій видно, де робота робиться двічі, а де її не робить ніхто. Лише після цього вирішують, що залишиться в компанії, а що перейде до нас.

На що звернути увагу

Типова помилка - оцінювати бек-офіс лише за вартістю. Дешевий зарплатний облік, що спізнюється зі звітами, коштує компанії дорожче у штрафах і часі директора, ніж різниця в ціні. Вимірювати треба строки та кількість помилок, а не годинну ставку.

Друга помилка - бек-офіс без взаємозамінності. Коли все тримає одна асистентка і вона захворіла чи пішла, компанія не знає, де паролі, які рахунки сплачені й коли найближчий строк звітів. Інструкції, заступник і доступи, налаштовані через управління доступом, коштують дешевше за місяць гасіння пожеж.