Внутренний контроль

Что это значит

Внутренний контроль - это набор повседневных мер, призванных предотвратить ошибку и злоупотребление до того, как они произойдут: утверждение расходов, разделение несовместимых функций, сверка остатков, учёт имущества и ограниченные доступы.

Его ядро - простое правило: тот, кто заказывает, не должен одновременно утверждать, платить и учитывать. В небольшой компании разделить всё нельзя, поэтому недостающее разделение заменяют контролем со стороны директора или внешнего бухгалтера.

Внутренний контроль не следует путать с аудитом. Аудит смотрит на результат задним числом и по выборке, а внутренний контроль встроен прямо в повседневную работу и является частью корпоративного управления. Одни меры предупреждают ошибку, например утверждение до оплаты, другие выявляют её позже, например ежемесячная сверка. Хорошей системе нужно и то и другое, потому что предотвратить заранее можно не всё.

Как это работает на практике

Практически это несколько рутин: лимиты и вторая подпись в банке, сверка сальдо расчётов с контрагентами, ежемесячная проверка банковских остатков, инвентаризация имущества и запасов и регулярный взгляд в журнал аудита.

Процедуры должны быть записаны как SOP, а не держаться в голове. При проверке, аудите и при страховом случае именно документированный процесс защищает компанию.

Внешняя бухгалтерская фирма в небольшой компании часто единственная вторая пара глаз. При обработке документов мы указываем на то, что не сходится: платёж без счёта, дублирующийся счёт, нового поставщика без договора, круглые снятия наличных без кассового документа. Это не подозрение в адрес кого-либо, а лишь то, что о необычной позиции кто-то вовремя спросит.

На что обратить внимание

Самая большая брешь в небольших компаниях - платежи: один человек имеет доступ и к банку, и к счетам, и к реквизитам поставщиков. Подмена номера счёта в документе - самое частое мошенничество, и защита от него - проверка изменения по телефону у известного контакта.

Контроль, который существует только в положении, хуже, чем никакой: он создаёт ложное ощущение безопасности. Типичный пример - директор, подписывающий пачку счетов разом, не глядя на них, или лимит, который при срочном платеже обходят. При ущербе или налоговой проверке выясняется, что порядок был записан, но его никто не соблюдал.