Interná kontrola

Čo to znamená

Interná kontrola je súbor bežných opatrení, ktoré majú zabrániť chybe a podvodu skôr, než sa stanú: schvaľovanie výdavkov, oddelenie nezlučiteľných úloh, odsúhlasovanie zostatkov, evidencia majetku a obmedzené prístupy.

Jej jadrom je jednoduchá zásada: kto objednáva, nemá sám aj schvaľovať, platiť a účtovať. V malej firme sa nedá rozdeliť všetko, preto sa chýbajúce oddelenie nahrádza kontrolou zo strany konateľa alebo externého účtovníka.

Internú kontrolu netreba zamieňať s auditom. Audit sa na výsledok pozrie spätne a na vzorke, interná kontrola je zabudovaná priamo do každodennej práce a patrí k správe a riadeniu firmy. Časť opatrení chybe predchádza, napríklad schválenie pred platbou, časť ju odhalí dodatočne, napríklad mesačné odsúhlasenie. Dobrý systém potrebuje oboje, lebo nie všetkému sa dá zabrániť vopred.

Ako to funguje v praxi

Prakticky ide o niekoľko rutín: dvojpodpisové limity v banke, odsúhlasenie saldokonta s partnermi, mesačná kontrola bankových zostatkov, inventarizácia majetku a zásob a pravidelný pohľad do audit logu.

Postupy majú byť zapísané ako SOP, nie držané v hlave. Pri kontrole, audite aj pri poistnej udalosti je dokumentovaný proces tým, čo firmu obhajuje.

Externá účtovná kancelária je v malej firme často jediným druhým párom očí. Pri spracovaní dokladov upozorňujeme na to, čo nesedí: platbu bez faktúry, duplicitnú faktúru, nového dodávateľa bez zmluvy, okrúhle výbery hotovosti bez pokladničného dokladu. Neznamená to podozrenie voči nikomu, len to, že na nezvyčajnú položku sa niekto spýta včas.

Na čo si dať pozor

Najväčšia diera v malých firmách býva pri platbách: jeden človek má prístup k banke, k faktúram aj k dodávateľským údajom. Zmena čísla účtu na faktúre je najčastejší podvod a bráni sa mu overením zmeny telefonicky u známeho kontaktu.

Kontrola, ktorá existuje len v smernici, je horšia ako žiadna, lebo vytvára falošný pocit istoty. Typický príklad je konateľ, ktorý podpisuje celý štós faktúr naraz bez toho, aby sa na ne pozrel, alebo limit, ktorý sa pri naliehavej platbe obíde. Pri škode či daňovej kontrole sa potom ukáže, že postup síce bol napísaný, ale nikto ho nedodržiaval.