Документальна інвентаризація

Що це означає

Документальна інвентаризація - спосіб інвентаризації майна й зобов’язань, які не можна фізично перерахувати, виміряти чи зважити. Сюди належать дебіторська й кредиторська заборгованість, банківські рахунки, кредити, витрати й доходи майбутніх періодів, резерви, оціночні статті, нематеріальні активи чи фінансові вкладення. Їхній фактичний стан встановлюють за документами.

Підставою є договори, банківські виписки, підтвердження сальдо від партнерів, витяги з реєстрів, експертні оцінки чи внутрішні розрахунки. За ними інвентаризаційна комісія чи відповідальна особа перевіряє, чи існує залишок в обліку, чи він повний і чи правильно оцінений.

Вона доповнює фізичну інвентаризацію матеріального майна. Для деяких статей проводять обидві, наприклад товар у дорозі перерахувати не можна, тож його наявність перевіряють за транспортними документами й підтвердженнями перевізника чи складу.

Як це працює на практиці

Під час річного закриття ми проводимо документальну інвентаризацію за кожною балансовою статтею, яку не можна перерахувати. Банківські рахунки порівнюємо з виписками на 31 грудня, кредити - з підтвердженням банку, дебіторку й кредиторку - із сальдоконто, а щодо великих партнерів - зі звіркою сальдо.

Результат вносять до інвентаризаційного опису, який підписують відповідальні особи. Частиною документальної інвентаризації є й оцінка вартості: чи не є вимоги сумнівними й чи не треба зменшити їх резервом, чи відповідають резерви очікуваним витратам і чи збігаються оціночні статті з фактичними рахунками.

Невеликим фірмам ми готуємо опис автоматично з обліку, а клієнт лише додає відсутні підтвердження. Хоча інвентаризація «лише на папері», вона обов’язкова частина закриття року, і під час аудиту чи податкової перевірки її перевіряють першою.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - пропустити документальну інвентаризацію, бо «все є в системі». Але система показує лише те, що проведено. Без перевірки не виявити непроведеного кредиту, забутого зобов’язання чи вимоги, якої давно немає, і звітність тоді не дає достовірної картини.

Другий ризик - формальна інвентаризація без оцінки вартості. Вимога до покупця в банкрутстві в описі існує, але її вартість інша. Інвентаризаційні різниці й потрібні резерви треба провести в році, за який проводиться інвентаризація.