Кваліфікований електронний підпис

Що це означає

Кваліфікований електронний підпис за регламентом eIDAS має ту саму юридичну силу, що й власноручний, і визнається в усьому Євросоюзі. Він створюється кваліфікованим сертифікатом і пристроєм, який відповідає вимогам регламенту.

Це не картинка підпису в PDF і не ім’я під листом. Підпис належить конкретній людині; організації належить кваліфікована електронна печатка, якою позначають документи фірми, і вона підпис директора не замінює.

Регламент eIDAS розрізняє три рівні: простий, удосконалений і кваліфікований електронний підпис. Лише кваліфікований за законом має силу власноручного підпису; удосконалений, який пропонують платформи для підписання договорів, може бути достатнім у діловому обороті, але в спорі його справжність треба доводити.

Як це працює на практиці

У Словаччині підпис зберігається на чипі посвідчення особи із завантаженими сертифікатами та окремим PIN-кодом. Ним підписують подання, що йдуть через slovensko.sk до електронної скриньки відомства, і документи для збірки документів торгового реєстру.

За фірму підписує директор або особа з правом, наданим в електронній скриньці; підпис позичити не можна. Строк дії сертифіката обмежений, і старий документ надійно перевіряється лише тоді, коли доповнений часовою міткою.

Багато директорів підписують кваліфікованим підписом лише кілька разів на рік. Щоб не займатися кожним поданням, вони видають нам довіреність на представництво перед фінансовою адміністрацією, а власний підпис лишається для документів, які треба підписати особисто, наприклад річної звітності.

На що звернути увагу

Сертифікати на посвідченні особи мають власний строк і закінчуються раніше за сам документ. Хто помітить це в останній день строку, не подасть вчасно ні звітність, ні зміни до торгового реєстру: оновлення за годину не зробити, а санкція за запізнення ляже на фірму.

Підпис прив’язаний до точного вмісту файлу. Якщо підписаний документ перезберегти, змінити або конвертувати в інший формат, підпис перестає діяти і подання відхиляють; тому додатки до реєстру фінансової звітності підписують лише в остаточному вигляді.