Комплаєнс

Що це означає

Комплаєнс - це відповідність діяльності компанії застосовним до неї правилам: законам, договірним умовам, галузевому регулюванню та власним внутрішнім нормам. У невеликій компанії це не відділ, а набір процедур і зон відповідальності.

Типовий обсяг для словацького s. r. o.: облікові та податкові строки, зарплатна і внескова звітність, захист персональних даних, AML там, де він застосовний, записи до реєстрів і обов’язкова публікація звітності.

Комплаєнс - не те саме, що корпоративне управління. Корпоративне управління визначає, хто в компанії ухвалює рішення і хто кого контролює, а комплаєнс перевіряє, чи дотримуються при цьому правил. Від аудиту він відрізняється часом: аудит дивиться назад на закритий період, комплаєнс працює постійно і має запобігти проблемі, а не виявити її заднім числом.

Як це працює на практиці

Практичний комплаєнс тримається на календарі обов’язків і чіткій відповідальності: хто готує матеріали, хто перевіряє, хто подає. Письмові процедури (SOP) і внутрішній контроль перетворюють добрі наміри на повторюваний процес.

Частину обов’язків бере на себе бухгалтерська фірма на підставі мандатного договору і довіреності - у договорі має бути точно вказано, які подання і в які строки.

За зміни в бізнесі клієнта, чи то перший працівник, перший продаж до ЄС або замовлення від держави, ми проводимо коротку ревізію того, які обов’язки додалися. Замовлення від публічного сектора може вимагати запису до реєстру партнерів публічного сектора, а перший працівник приносить зарплатну звітність, реєстрацію у страхових і охорону праці.

На що звернути увагу

Відповідальність за подання залишається на директорі навіть тоді, коли облік веде зовнішній підрядник. Штраф отримає компанія, а не бухгалтер, - тому строки і порядок передачі документів узгоджують письмово.

Комплаєнс часто вирішують один раз, під час створення компанії, а потім він застаріває. Компанія змінюється: з’являється новий учасник, змінюються адреса чи директор. За зміну, не внесену вчасно до торгового реєстру, реєстраційний суд може накласти штраф, а застарілий запис ускладнює роботу з банком, договори і перевірку партнерами.