Dokladová inventúra

Čo to znamená

Dokladová inventúra je spôsob inventarizácie majetku a záväzkov, ktoré sa nedajú fyzicky spočítať, zmerať ani zvážiť. Patria sem pohľadávky a záväzky, bankové účty, úvery, časové rozlíšenie, rezervy, dohadné položky, nehmotný majetok či finančné investície. Ich skutočný stav sa zisťuje z dokladov.

Podkladom sú zmluvy, výpisy z bánk, potvrdenia saldo od obchodných partnerov, výpisy z registrov, znalecké posudky či interné výpočty. Z nich inventarizačná komisia alebo zodpovedná osoba overí, či zostatok v účtovníctve existuje, je úplný a správne ocenený.

Dopĺňa fyzickú inventúru hmotného majetku. Pri niektorých položkách sa robia obe, napríklad pri tovare na ceste sa fyzicky spočítať nedá, a preto sa jeho existencia overuje z dopravných dokladov a potvrdení od dopravcu či skladu.

Ako to funguje v praxi

Pri ročnej uzávierke robíme dokladovú inventúru ku každej súvahovej položke, ktorú nemožno spočítať. Bankové účty porovnáme s výpismi k 31. decembru, úvery s potvrdením banky, pohľadávky a záväzky so saldokontom a pri významných partneroch s odsúhlasením salda.

Výsledok sa zapisuje do inventúrneho súpisu, ktorý podpíšu zodpovedné osoby. Súčasťou dokladovej inventúry je aj posúdenie ocenenia: či pohľadávky nie sú pochybné a netreba ich znížiť opravnou položkou, či rezervy zodpovedajú očakávaným nákladom a či dohadné položky sedia so skutočnými faktúrami.

Menším firmám pripravujeme súpis automaticky z účtovníctva a klient doplní len chýbajúce potvrdenia. Aj keď je inventúra „len na papieri“, je povinnou súčasťou uzávierky a pri audite či daňovej kontrole sa kontroluje ako prvá.

Na čo si dať pozor

Najčastejšou chybou je dokladovú inventúru vynechať, lebo „všetko je v systéme“. Systém však ukazuje len to, čo sa zaúčtovalo. Bez overenia sa nezistí nezaúčtovaný úver, zabudnutý záväzok či pohľadávka, ktorá už dávno neexistuje, a závierka potom neukazuje verný obraz.

Druhým rizikom je formálna inventúra bez posúdenia ocenenia. Pohľadávka voči odberateľovi v konkurze v súpise síce existuje, ale jej hodnota je iná. Inventarizačné rozdiely a potrebné opravné položky treba zaúčtovať do roka, za ktorý sa inventarizácia robí.