Документальная инвентаризация

Что это значит

Документальная инвентаризация - способ инвентаризации имущества и обязательств, которые нельзя физически пересчитать, измерить или взвесить. Сюда относятся дебиторская и кредиторская задолженность, банковские счета, кредиты, расходы и доходы будущих периодов, резервы, оценочные статьи, нематериальные активы или финансовые вложения. Их фактическое состояние устанавливают по документам.

Основанием служат договоры, банковские выписки, подтверждения сальдо от партнёров, выписки из реестров, экспертные оценки или внутренние расчёты. По ним инвентаризационная комиссия или ответственное лицо проверяет, существует ли остаток в учёте, полон ли он и правильно ли оценён.

Она дополняет физическую инвентаризацию материального имущества. Для некоторых статей проводят обе, например товар в пути пересчитать нельзя, поэтому его наличие проверяют по транспортным документам и подтверждениям перевозчика или склада.

Как это работает на практике

При годовом закрытии мы проводим документальную инвентаризацию по каждой балансовой статье, которую нельзя пересчитать. Банковские счета сравниваем с выписками на 31 декабря, кредиты - с подтверждением банка, дебиторку и кредиторку - с сальдоконто, а по крупным партнёрам - со сверкой сальдо.

Результат вносят в инвентаризационную опись, которую подписывают ответственные лица. Частью документальной инвентаризации является и оценка стоимости: не являются ли требования сомнительными и не нужно ли уменьшить их резервом, соответствуют ли резервы ожидаемым затратам и совпадают ли оценочные статьи с фактическими счетами.

Небольшим фирмам мы готовим опись автоматически из учёта, а клиент лишь добавляет недостающие подтверждения. Хотя инвентаризация «только на бумаге», она обязательная часть закрытия года, и при аудите или налоговой проверке её проверяют первой.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - пропустить документальную инвентаризацию, потому что «всё есть в системе». Но система показывает лишь то, что проведено. Без проверки не выявить непроведённый кредит, забытое обязательство или требование, которого давно нет, и отчётность тогда не даёт достоверной картины.

Второй риск - формальная инвентаризация без оценки стоимости. Требование к покупателю в банкротстве в описи существует, но его стоимость иная. Инвентаризационные разницы и нужные резервы нужно провести в году, за который проводится инвентаризация.