Back office

Что это значит

Бэк-офис - это часть компании, которую клиент не видит: бухгалтерия, зарплата, выставление счетов, учёт договоров, ИТ, документооборот. Прямой выручки он не создаёт, но без него выручку невозможно выставить, выплатить и отразить в отчётности.

Противоположность - фронт-офис: продажи, поддержка, всё, что контактирует с клиентом. Граница между ними организационная, а не качественная: ошибка в бэк-офисе доходит до клиента так же быстро, как ошибка в продажах.

Бэк-офис - не то же самое, что центр общих услуг. Бэк-офис - это функция, которая есть у любой компании, даже с двумя сотрудниками. Центр общих услуг - способ, которым группа компаний собирает эту функцию в одном месте и оказывает её участникам по внутренней цене. Для небольшой фирмы его аналог - внешний подрядчик.

Как это работает на практике

Именно бэк-офис чаще всего передают вовне. Аутсорсинг бухгалтерии и зарплаты имеет смысл там, где объём не оправдывает штатного специалиста, а законодательная ответственность такая же, как у крупной компании.

Чтобы переданная функция работала, нужны рабочий процесс и письменные регламенты (SOP): кто передаёт документы, до какого срока, в каком формате и кто утверждает платежи. Без этого аутсорсинг превращается в переписку с догоняющими вопросами.

Принимая функцию, мы сначала записываем, кто сегодня выставляет счета, кто утверждает закупки и где оседают документы. Из этого получается простая карта процессов, на которой видно, где работа делается дважды, а где её не делает никто. Только после этого решают, что останется в компании, а что перейдёт к нам.

На что обратить внимание

Типичная ошибка - оценивать бэк-офис только по стоимости. Дешёвый зарплатный учёт, опаздывающий с отчётами, обходится компании дороже в штрафах и времени директора, чем разница в цене. Измерять нужно сроки и количество ошибок, а не часовую ставку.

Вторая ошибка - бэк-офис без взаимозаменяемости. Когда всё держит одна ассистентка и она заболевает или уходит, компания не знает, где пароли, какие счета оплачены и когда ближайший срок отчётов. Инструкции, заместитель и доступы, настроенные через управление доступом, обходятся дешевле месяца тушения пожаров.