Аналіз відхилень

Що це означає

Аналіз відхилень порівнює фактичні цифри з тим, що фірма планувала, і шукає, чому вони розходяться. Відправна точка - бюджет або останній прогноз, з яким зіставляють фактичну виручку, витрати, маржу чи грошові кошти за місяць і з початку року.

Самої різниці замало, важливо розкласти її на причини. У виручці відокремлюють вплив ціни, обсягу і структури продажів, у витратах вплив ціни ресурсів і їх витрачання. У виробництві порівнюють з нормативними витратами, у послугах із запланованими годинами.

Відхилення може бути сприятливим чи несприятливим, але й сприятливе не завжди добра новина. Витрати на маркетинг нижчі за план можуть означати лише перенесену кампанію, витрати на яку прийдуть наступного місяця разом із меншою виручкою.

Як це працює на практиці

Аналіз відхилень - ядро щомісячної звітності для керівництва. Зрозумілий звіт показує план, факт, різницю в євро та відсотках і короткий коментар до кожної суттєвої статті. Керівництво обговорює не двадцять цифр, а три, які справді відхилилися.

Щоб порівняння мало сенс, облік у плані й у факті має бути однаковим. Якщо річне страхування проведене разом у січні, а в плані розподілене по місяцях, виникає штучне відхилення. Тому ми використовуємо розподіл за періодами та оціночні статті так, щоб місячні цифри були порівнянними.

У разі великих розбіжностей ми не обмежуємося констатацією. Разом із клієнтом з’ясовуємо, чи це разовий вплив, чи сталий тренд, і відповідно коригуємо прогноз на решту року, щоб рішення про інвестиції та найм спиралися на реальні цифри.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - план, який ніхто не оновлює. Якщо з січня змінилися ціни на енергію або пішов головний клієнт, порівняння зі старим бюджетом дає відхилення, які нічого не пояснюють. Поряд із початковим планом треба вести й оновлений прогноз.

Друга помилка - шукати винного замість причини. Якщо відхилення використовують лише для докорів, менеджери починають планувати із запасом, і бюджет втрачає сенс. Контролінг має служити рішенням, а не покаранням.