Анализ отклонений

Что это значит

Анализ отклонений сравнивает фактические цифры с тем, что фирма планировала, и ищет, почему они расходятся. Отправная точка - бюджет или последний прогноз, с которым сопоставляют фактическую выручку, расходы, маржу или денежные средства за месяц и с начала года.

Одной разницы мало, важно разложить её на причины. В выручке отделяют влияние цены, объёма и структуры продаж, в расходах влияние цены ресурсов и их расхода. В производстве сравнивают с нормативными затратами, в услугах с запланированными часами.

Отклонение может быть благоприятным или неблагоприятным, но и благоприятное не всегда хорошая новость. Расходы на маркетинг ниже плана могут означать лишь перенесённую кампанию, затраты на которую придут в следующем месяце вместе с меньшей выручкой.

Как это работает на практике

Анализ отклонений - ядро ежемесячной отчётности для руководства. Понятный отчёт показывает план, факт, разницу в евро и процентах и короткий комментарий к каждой существенной статье. Руководство обсуждает не двадцать цифр, а три, которые действительно отклонились.

Чтобы сравнение имело смысл, учёт в плане и в факте должен быть одинаковым. Если годовая страховка проведена разом в январе, а в плане распределена по месяцам, возникает искусственное отклонение. Поэтому мы используем распределение по периодам и оценочные статьи так, чтобы месячные цифры были сопоставимы.

При крупных расхождениях мы не ограничиваемся констатацией. Вместе с клиентом выясняем, разовое ли это влияние или устойчивый тренд, и по этому корректируем прогноз на остаток года, чтобы решения об инвестициях и найме опирались на реальные цифры.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - план, который никто не обновляет. Если с января изменились цены на энергию или ушёл главный клиент, сравнение со старым бюджетом даёт отклонения, которые ничего не объясняют. Рядом с исходным планом нужно вести и обновлённый прогноз.

Вторая ошибка - искать виноватого вместо причины. Если отклонения используют только для упрёков, менеджеры начинают планировать с запасом, и бюджет теряет смысл. Контроллинг должен служить решениям, а не наказаниям.