Analýza odchýlok

Čo to znamená

Analýza odchýlok porovnáva skutočné čísla s tým, čo firma plánovala, a hľadá, prečo sa líšia. Východiskom je rozpočet alebo posledný výhľad, oproti ktorému sa kladú skutočné tržby, náklady, marža či hotovosť za mesiac a od začiatku roka.

Samotný rozdiel nestačí, podstatné je rozložiť ho na príčiny. Pri tržbách sa oddeľuje vplyv ceny, objemu a skladby predaja, pri nákladoch vplyv ceny vstupov a spotreby. Pri výrobe sa porovnáva so štandardnými nákladmi, pri službách s plánovanými hodinami.

Odchýlka môže byť priaznivá alebo nepriaznivá, ale ani priaznivá nemusí byť dobrá správa. Nižšie náklady na marketing, ako sa plánovalo, môžu znamenať len posunutú kampaň, ktorej náklady prídu v ďalšom mesiaci spolu s nižšími tržbami.

Ako to funguje v praxi

Analýza odchýlok je jadrom mesačného reportingu pre vedenie. Prehľadná zostava ukáže plán, skutočnosť, rozdiel v eurách a percentách a krátky komentár ku každej významnej položke. Vedenie tak nerieši dvadsať čísel, ale tri, ktoré sa naozaj odchýlili.

Aby porovnanie dávalo zmysel, musí byť rovnaké účtovanie v pláne aj v skutočnosti. Ak sa ročné poistné zaúčtuje naraz v januári, v pláne je však rozpočítané po mesiacoch, vznikne umelá odchýlka. Preto používame časové rozlíšenie a dohadné položky tak, aby mesačné čísla boli porovnateľné.

Pri väčších rozdieloch neostávame pri konštatovaní. Spolu s klientom hľadáme, či ide o jednorazový vplyv, alebo trvalý trend, a podľa toho sa upravuje forecast na zvyšok roka, aby rozhodnutia o investíciách a náboroch vychádzali z reálnych čísel.

Na čo si dať pozor

Najčastejšia chyba je plán, ktorý nikto neaktualizuje. Ak sa od januára zmenili ceny energií alebo stratil hlavný zákazník, porovnávanie so starým rozpočtom produkuje odchýlky, ktoré nič nevysvetľujú. Popri pôvodnom pláne treba sledovať aj aktualizovaný výhľad.

Druhá chyba je hľadať vinníka namiesto príčiny. Ak sa odchýlky používajú len na výčitky, manažéri začnú plánovať s rezervou a rozpočet stratí zmysel. Controlling má slúžiť na rozhodovanie, nie na trestanie.