Inteligentné spracovanie dokumentov

Čo to znamená

Inteligentné spracovanie dokumentov je automatické čítanie a vyťahovanie údajov z faktúr, zmlúv, výpisov či objednávok pomocou OCR a umelej inteligencie, ktorá rozumie aj neštandardnému rozloženiu. Na rozdiel od jednoduchého OCR nerozpoznáva len písmená, ale chápe, čo údaj znamená.

Systém dokáže na faktúre nájsť dodávateľa, IČ DPH, dátumy, sumy a položky, aj keď má každý dodávateľ iný vzhľad dokladu. Údaje potom odovzdá do účtovného softvéru na zaúčtovanie, čím sa výrazne zrýchli spracovanie dokladov.

IDP kombinuje rozpoznávanie textu, strojové učenie a čoraz častejšie generatívnu AI. Často sa spája s RPA, ktoré automatizuje ďalšie kroky, napríklad zaúčtovanie, párovanie s objednávkou či odoslanie na schválenie.

Ako to funguje v praxi

V účtovníctve IDP odbremeňuje od prepisovania prijatých faktúr. Účtovník kontroluje a schvaľuje navrhnuté údaje namiesto ich ručného zadávania, a pri veľkom objeme dokladov sa tak ušetrí množstvo času aj chýb z prepisovania.

Systém sa učí z opráv: ak účtovník opraví nesprávne rozpoznaný údaj či zaúčtovanie, pri ďalších dokladoch od rovnakého dodávateľa ho navrhne správne. Úspešnosť preto časom rastie, no pri nových dodávateľoch a nekvalitných skenoch klesá.

S nástupom povinnej elektronickej fakturácie sa časť dokladov bude dostávať priamo v štruktúrovanej podobe a IDP nebude potrebné. Pre papierové a PDF doklady, zmluvy a ďalšie dokumenty však zostane užitočné.

Na čo si dať pozor

Výsledky IDP treba kontrolovať. Chybne prečítaná suma, sadzba DPH či dátum dodania vedú k nesprávnemu zaúčtovaniu a priznaniu, a pri generatívnej AI hrozí halucinácia, keď systém doplní údaj, ktorý v dokumente nie je.

Doklady často obsahujú osobné údaje a obchodné tajomstvo. Pri cloudovom IDP treba overiť, kde sa dáta spracúvajú, či ich poskytovateľ nepoužíva na trénovanie modelov a či je uzavretá zmluva o spracúvaní údajov.