Представительские расходы

Что это значит

Представительские - расходы на угощение, кейтеринг, подарки и мероприятия. Закон исключает их из налоговых расходов: компания их платит, но базу они не уменьшают.

Исключение - рекламные предметы с фирменным наименованием или знаком стоимостью до 20 € за штуку. Они налоговый расход, если это не подакцизный товар.

Граница между представительскими расходами и рекламой - в цели: реклама обращается к неопределённому кругу людей, чтобы они узнали компанию, а представительство угощает или одаривает конкретных партнёров, чтобы расположить их к себе. Дегустация для случайных посетителей выставки поэтому может быть продвижением, а ужин с тремя покупателями после переговоров - неналоговым расходом.

Как это работает на практике

В учёте их ведут на отдельном аналитическом счёте, чтобы при декларации просто прибавить к базе. Смешивать их с обычной накладной частью - лишняя работа при каждом закрытии.

Угощение на рабочем совещании своих сотрудников оценивается иначе, чем приём партнёров. Так же командировочные имеют свой режим, и представительские к ним не относятся.

То же ограничение действует для НДС: с покупок на представительские цели плательщик налог к вычету не принимает, и в затраты идёт вся сумма вместе с налогом. Поэтому при обработке документов мы отделяем угощение партнёров сразу при проводке и не применяем по нему вычет налога, чтобы его не пришлось потом исправлять в декларации и контрольном отчёте.

На что обратить внимание

Чрезмерные представительские - благодатная позиция для проверки: ресторанные чеки без указания цели и участников снимают почти автоматически.

Подарок собственному сотруднику - это не представительство перед партнёрами, а, как правило, его неденежный доход, который облагается налогом и взносами через зарплату. Компании часто проводят его вместе с подарками клиентам, и при проверке работодатель доплачивает налог, который должен был удержать, и взносы, которые не перечислил.