Путевой журнал

Что это значит

Путевой журнал - учёт поездок на служебном автомобиле: дата, маршрут, цель, километраж и показания одометра. Это доказательство, что машина служила бизнесу, а не личным нуждам.

На его основе заявляют расходы на топливо по норме расхода из техпаспорта. Компания может выбрать и паушал 80 %, который журнал заменяет.

Путевой журнал ведут для автомобиля, который принадлежит компании или взят в лизинг. Когда работник или директор едет в командировку на своей машине, речь идёт не о топливе компании, а о командировочных возмещениях: фирма оплачивает ему километры и топливо по закону, а основанием служит командировочное распоряжение с записью о поездке.

Как это работает на практике

При паушале расходы на топливо сверх 80 % не заявляют, зато машину можно использовать и лично. При журнале заявляют всё записанное и подтверждённое чеками с заправок.

Журнал ведут постоянно. Современное решение - GPS-модуль, который пишет маршруты сам: при большом парке это экономит больше времени, чем любая таблица.

Журнал нужен и для НДС. Если машину используют и в личных целях, налог с топлива и ремонта вычитают только в части использования для бизнеса, а журнал - самый точный документ этой пропорции. Поэтому при пропорциональном вычете налога мы рассчитываем её по журналу, а не на глаз.

На что обратить внимание

Журнал, дописанный перед проверкой, вскрывается сверкой с заправками, сервисными записями и проездами по платным дорогам. Противоречие означает снятие расхода и доначисление.

Если работнику разрешено использовать служебную машину и в личных целях, у него возникает неденежный доход, который облагают налогом и взносами в зарплате независимо от журнала. Журнал этого не заменяет; фирма, не включившая этот доход в зарплату, доплачивает налог и взносы задним числом и с санкцией.