Оффбординг

Что это значит

Офбординг - это упорядоченное завершение сотрудничества: с сотрудником, клиентом или подрядчиком. Он включает передачу работы и документов, отзыв доступов, возврат имущества и урегулирование взаимных обязательств.

Это зеркало онбординга и не менее важная часть. Именно при уходе возникает больше всего незакрытых концов: учётные записи, которые никто не отключил, файлы, оставшиеся в личном облаке, и незавершённая работа без владельца.

Офбординг - не то же самое, что прекращение трудовых отношений. Прекращение - правовой момент, который определяют увольнение или соглашение; офбординг - процесс, который начинается за недели до него и заканчивается после, когда переданы знания, документы и незавершённые задачи. Трудовые отношения можно прекратить правильно и при плохом офбординге, и наоборот.

Как это работает на практике

У сотрудника сюда относятся снятие с учёта в страховых в срок, последняя зарплата с расчётом отпуска, справка о занятости и возврат выданного имущества по акту приёма-передачи.

При завершении работы с бухгалтерской фирмой должна следовать передача бухгалтерии: учётные данные в читаемом формате, документы, согласованные остатки на дату передачи и перечень открытых позиций.

При завершении сотрудничества с клиентом мы письменно согласовываем граничную дату: кто подаст декларацию по НДС за последний период, кто составит отчётность и кто ответит на возможный запрос налоговой по периоду, который обрабатывали мы. Одновременно мы отзываем доверенности в органах, чтобы документы приходили тому, кто действительно ведёт учёт.

На что обратить внимание

Неотозванные доступы - самая частая брешь в безопасности, поэтому отключение доступов делают в день окончания, а не после. А данные уходящего обрабатывают дальше только в объёме, который допускают GDPR и сроки архивации.

Когда уходит директор или бухгалтер, на их имя часто остаются права распоряжения в банке, доступ к электронному почтовому ящику для связи с органами и сертификаты подписи. Если больше ни у кого доступа нет, письма органов считаются доставленными и без прочтения, а сроки на ответ идут, хотя в фирме о них никто не знает.