Облачное хранилище

Что это значит

Облачное хранилище - это место для документов на серверах поставщика, доступное из браузера и с телефона. Для компании это самый простой способ держать документы в одном месте вместо пяти почтовых ящиков и одного ноутбука.

В сравнении с локальным хранилищем оно решает вопросы совместного доступа, версий и работы вне офиса. Но само по себе не решает вопросы резервного копирования и порядка - это два отдельных решения.

Облачное хранилище - не то же самое, что учётная программа в облаке. Хранилище держит файлы, то есть сканы, PDF и договоры, и не понимает их содержания. Учётная программа держит структурированные данные и строит из них отчёты. Компании обычно нужно и то, и другое, и выбор одного не определяет другое; важно лишь, чтобы от учётной записи можно было дойти до документа.

Как это работает на практике

При оцифровке документов хорошо работает простая структура: год, месяц, тип документа (исходящие, входящие, банк, зарплата, договоры). У бухгалтера есть доступ только к нужным папкам, что заодно является частью управления доступами.

Закон допускает электронное хранение учётной документации, если обеспечены читаемость, целостность и доступность в течение всего срока архивации. Бумагу тогда хранить не нужно, но условия нужно уметь подтвердить.

При подключении клиента мы настраиваем общую папку, куда документы кладут постепенно в течение месяца, а не все разом после его окончания. Когда уходит сотрудник или заканчивается сотрудничество с внешним исполнителем, доступ отзывают в тот же день. Поэтому список, у кого есть доступ к какой папке, входит в оффбординг.

На что обратить внимание

Синхронизация - это не резервная копия: удалённый или перезаписанный файл мгновенно исчезает и в облаке. Нужны версии или вторая копия. А при поставщике за пределами ЕС нужно отдельно урегулировать передачу данных по GDPR.

Хранилище, созданное на личную почту сотрудника или директора, - частая проблема. После его ухода компания теряет доступ к документам, которые по правилам архивации документов должна хранить ещё годы. Аккаунт должен принадлежать компании, иметь минимум двух администраторов и оплачиваться с корпоративной карты, чтобы не исчезнуть вместе с частной подпиской.