Облако

Что это значит

Облако означает, что программы и данные работают на серверах поставщика, а вы обращаетесь к ним через интернет. Вместо покупки сервера вы ежемесячно платите за используемую мощность: инвестиция превращается в операционный расход.

Деление идёт по тому, сколько вы обслуживаете сами: SaaS - готовое приложение, PaaS - среда для собственного приложения, IaaS - "голый" сервер. Сочетание с собственной инфраструктурой называют гибридным решением.

Облако - это не просто сервер вне компании. Решающее то, что мощность можно добавить или убрать без покупки оборудования, а платят по фактическому использованию. Классический хостинг на фиксированном сервере с годовой оплатой ближе к аренде машины, хотя тоже работает у поставщика. Разница видна при росте: в облаке мощность наращивают за минуты, с арендованной машины приходится переезжать на новую.

Как это работает на практике

В бухгалтерии облако - практически стандарт: документы хранятся в облачном хранилище, учётная программа работает в браузере, и клиент с бухгалтером видят одни и те же данные без пересылки копий. Заодно снимается вопрос обновления законодательных версий.

В учёте ежемесячные платежи отражаются как услуга, а не как актив, поэтому не амортизируются. Подписка, оплаченная на год вперёд, относится к расходам будущих периодов.

При выборе облачного сервиса для клиента мы смотрим прежде всего на три вещи: где физически лежат данные, можно ли в любой момент выгрузить их в пригодном формате и как устроено управление доступами для директора, сотрудников и бухгалтера. Для учётных данных сюда же относится двухфакторная аутентификация при входе.

На что обратить внимание

Облако не снимает ответственности за данные. Договор с поставщиком должен соответствовать GDPR и включать соглашение об обработке данных, а вам нужна собственная резервная копия: поставщик отвечает за доступность сервиса, а не за то, что кто-то по ошибке удалил папку.

Платежи за облако растут незаметно: добавляются пользователи, хранилище и дополнения, а после вводной скидки повышается цена. Раз в год стоит пройтись по подпискам в учёте и отключить неиспользуемые аккаунты. По счетам от иностранных поставщиков нужно проверить и самоначисление НДС, о котором при мелких суммах часто забывают.