Позамовний облік

Що це означає

Позамовний облік - відстеження витрат, доходів і відпрацьованого часу за окремими замовленнями, проєктами чи клієнтами. Кожну витрату, рахунок і годину роботи відносять до конкретного замовлення, щоб наприкінці було видно, скільки фірма на ньому заробила чи втратила.

Позамовний облік належить до управлінського обліку й доповнює облік за центрами витрат. Якщо центри показують, скільки коштує відділ чи цех, позамовний облік показує прибутковість конкретного результату для клієнта. Він розрізняє прямі витрати, які можна віднести до замовлення напряму, і накладні, які розподіляють.

Щодо довгострокових замовлень, що виходять за кінець звітного періоду, позамовний облік слугує й основою для правильного визнання доходів і витрат за ступенем завершеності чи для оцінки незавершеного виробництва.

Як це працює на практиці

У будівельних, IT чи консалтингових фірмах ми допомагаємо налаштувати позамовний облік просто в обліковій програмі. Кожне замовлення отримує номер, який зазначають у закупівельних рахунках, табелях і накладних на матеріал. Так витрати відносять постійно, а не заднім числом.

Найцінніший результат - порівняння калькуляції до початку замовлення з фактом після завершення. Фірма дізнається, за яких типів замовлень недооцінює роботу, де в неї дорожчає матеріал і які клієнти довго збиткові.

Під час обліку часу важливо, щоб люди записували години чесно й постійно. Неточний облік часу - найчастіша причина, чому замовлення на папері виглядає прибутковим, хоча насправді працівники витратили на нього значно більше часу.

На що звернути увагу

Ризик - неправильний розподіл накладних. Якщо всі накладні розподілити за виручкою, великі замовлення з малою трудомісткістю можуть виглядати гірше, а малі трудомісткі - краще, ніж насправді. Під час рішень про ціни треба знати й маржинальний дохід до накладних.

Позамовний облік має сенс, лише якщо з нього роблять висновки. Якщо керівництво не читає звітів і не змінює цін чи підходу до збиткових замовлень, облік - лише додаткове адміністрування. При цьому досить раз на місяць розбирати найбільші відхилення.