Zákazková evidencia

Čo to znamená

Zákazková evidencia je sledovanie nákladov, výnosov a odpracovaného času podľa jednotlivých zákaziek, projektov či klientov. Každý náklad, faktúra a hodina práce sa priradí ku konkrétnej zákazke, takže na konci je vidieť, koľko na nej firma zarobila alebo prerobila.

Zákazková evidencia patrí do manažérskeho účtovníctva a dopĺňa sledovanie podľa nákladových stredísk. Kým strediská ukazujú, koľko stojí oddelenie či prevádzka, zákazková evidencia ukazuje ziskovosť konkrétneho výstupu pre zákazníka. Rozlišuje priame náklady, ktoré sa dajú zákazke priradiť priamo, a režijné, ktoré sa rozpočítavajú.

Pri dlhodobých zakázkach, ktoré presahujú koniec účtovného obdobia, je zákazková evidencia aj podkladom na správne účtovanie výnosov a nákladov podľa stupňa dokončenia či na ocenenie nedokončenej výroby.

Ako to funguje v praxi

Pri stavebných, IT či poradenských firmách pomáhame nastaviť zákazkovú evidenciu priamo v účtovnom softvéri. Každá zákazka dostane číslo, ktoré sa uvádza na nákupných faktúrach, výkazoch práce a výdajkách materiálu. Tak sa náklady priraďujú priebežne, nie až dodatočne.

Najcennejším výstupom býva porovnanie kalkulácie pred začatím zákazky so skutočnosťou po jej skončení. Firma sa tak dozvie, pri akom type zákaziek podceňuje prácu, kde sa jej predražuje materiál a ktorí zákazníci sú dlhodobo stratoví.

Pri sledovaní času je dôležité, aby ľudia zapisovali hodiny poctivo a priebežne. Nepresná evidencia času je najčastejším dôvodom, prečo zákazka na papieri vyzerá zisková, hoci v skutočnosti zamestnanci na nej strávili oveľa viac času.

Na čo si dať pozor

Rizikom je nesprávne rozpočítanie réžie. Ak sa všetky režijné náklady rozdelia podľa tržieb, veľké zákazky s nízkou pracnosťou môžu vyzerať horšie a malé pracné zákazky lepšie, než v skutočnosti sú. Pri rozhodovaní o cenách treba poznať aj príspevok na úhradu pred réžiou.

Zákazková evidencia má zmysel len vtedy, keď sa z nej vyvodzujú závery. Ak vedenie prehľady nečíta a nemení ceny ani prístup k stratovým zákazkám, evidencia je len administratívou navyše. Stačí pritom pravidelne raz za mesiac prejsť najväčšie odchýlky.