Позаказный учёт

Что это значит

Позаказный учёт - отслеживание затрат, доходов и отработанного времени по отдельным заказам, проектам или клиентам. Каждый расход, счёт и час работы относят к конкретному заказу, чтобы в конце было видно, сколько фирма на нём заработала или потеряла.

Позаказный учёт относится к управленческому учёту и дополняет учёт по центрам затрат. Если центры показывают, сколько стоит отдел или цех, позаказный учёт показывает прибыльность конкретного результата для клиента. Он различает прямые затраты, которые можно отнести к заказу напрямую, и накладные, которые распределяют.

По долгосрочным заказам, выходящим за конец отчётного периода, позаказный учёт служит и основой для правильного признания доходов и расходов по степени завершённости или для оценки незавершённого производства.

Как это работает на практике

В строительных, IT или консалтинговых фирмах мы помогаем настроить позаказный учёт прямо в учётной программе. Каждый заказ получает номер, который указывают в закупочных счетах, табелях и накладных на материал. Так затраты относят постоянно, а не задним числом.

Самый ценный результат - сравнение калькуляции до начала заказа с фактом после завершения. Фирма узнаёт, при каких типах заказов недооценивает работу, где у неё дорожает материал и какие клиенты долгое время убыточны.

При учёте времени важно, чтобы люди записывали часы честно и постоянно. Неточный учёт времени - самая частая причина, почему заказ на бумаге выглядит прибыльным, хотя на деле сотрудники потратили на него гораздо больше времени.

На что обратить внимание

Риск - неверное распределение накладных. Если все накладные распределить по выручке, крупные заказы с малой трудоёмкостью могут выглядеть хуже, а маленькие трудоёмкие - лучше, чем на самом деле. При решениях о ценах нужно знать и маржинальный доход до накладных.

Позаказный учёт имеет смысл, только если из него делают выводы. Если руководство не читает отчёты и не меняет цены или подход к убыточным заказам, учёт - лишь дополнительная администрация. При этом достаточно раз в месяц разбирать крупнейшие отклонения.