Віртуальна каса

Що це означає

Віртуальна касова система, скорочено VRP, - безкоштовний застосунок фінансової адміністрації, що слугує альтернативою фізичній касі eKasa. Підприємець використовує її в інтернет-браузері на комп'ютері чи планшеті або в мобільному застосунку. Кожен касовий документ під час видачі надсилається до системи фінансової адміністрації й отримує унікальний ідентифікатор.

VRP призначена передусім підприємцям із невеликою кількістю готівкових продажів, яким не потрібне повноцінне касове рішення, наприклад ремісникам, постачальникам послуг на виїзді, торговцям на ринках чи підприємцям-початківцям. Обов'язок реєструвати виручку поширюється на продаж товарів і окремих послуг за готівку чи карткою, якщо закон не передбачає винятку.

Касовий документ із VRP можна надіслати клієнтові електронно, наприклад поштою чи SMS, або роздрукувати на підключеному принтері. Перед першим використанням підприємець має отримати автентифікаційні дані й код каси, які генеруються під час реєстрації через портал фінансової адміністрації.

Як це працює на практиці

Для невеликого підприємця VRP - дешевий спосіб виконати обов'язок реєструвати виручку без купівлі каси й оплати сервісу. Застосунку потрібен інтернет у момент видачі документа. У разі втрати зв'язку треба діяти за правилами про замінні документи й додатково зареєструвати дані.

За великої кількості продажів, потреби складського обліку чи зв'язку з платіжним терміналом VRP швидко впирається в обмеження. Обслуговування повільніше, а просунутих функцій немає. Фірми з регулярною виручкою в магазині зазвичай обирають сертифіковану касу eKasa, яка покриває ці потреби.

Виручку, зареєстровану у VRP, треба включити до бухгалтерії чи податкового обліку. За подвійної бухгалтерії денні закриття відображають у касовій книзі й виручці. Треба також дотримуватися обмеження готівкових платежів і регулярно звіряти дані VRP із залишком грошей.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - невидача документа під час кожного продажу, наприклад за дрібних сум чи оплати знайомими клієнтами. Фінансова адміністрація проводить контрольні закупівлі, і штрафи за невидачу документа можуть бути високими, за повторних порушень загрожує й заборона діяльності. Документ треба видати в момент отримання оплати.

Увага до захисту даних доступу. Хто має доступ до VRP, може видавати документи від імені підприємця. Якщо застосунком користуються кілька людей, кожен має мати свій вхід, а в разі втрати пристрою доступ треба одразу заблокувати. Зміну даних, наприклад адреси точки, треба вчасно оновлювати в реєстрації.