Virtuálna registračná pokladnica

Čo to znamená

Virtuálna registračná pokladnica, skrátene VRP, je bezplatná aplikácia finančnej správy, ktorá slúži ako alternatíva k fyzickej pokladnici eKasa. Podnikateľ ju používa v internetovom prehliadači na počítači či tablete alebo v mobilnej aplikácii. Každý pokladničný doklad sa pri vystavení odošle do systému finančnej správy a dostane jedinečný identifikátor.

VRP je určená najmä podnikateľom s malým počtom hotovostných tržieb, ktorí nepotrebujú plnohodnotné pokladničné riešenie, napríklad remeselníkom, poskytovateľom služieb u zákazníka, trhovníkom či začínajúcim živnostníkom. Povinnosť evidovať tržby sa vzťahuje na predaj tovaru a vybraných služieb za hotovosť alebo platobnou kartou, ak zákon neustanovuje výnimku.

Pokladničný doklad z VRP možno zákazníkovi poslať elektronicky, napríklad e-mailom alebo SMS, alebo ho vytlačiť na pripojenej tlačiarni. Pred prvým použitím musí podnikateľ získať autentifikačné údaje a kód pokladnice, ktoré sa generujú pri registrácii cez portál finančnej správy.

Ako to funguje v praxi

Pre menšieho živnostníka je VRP lacný spôsob, ako splniť povinnosť evidovať tržby bez nákupu pokladnice a platenia servisu. Aplikácia vyžaduje pripojenie na internet v okamihu vystavenia dokladu. Pri výpadku spojenia treba postupovať podľa pravidiel pre náhradné doklady a údaje dodatočne zaevidovať.

Pri väčšom počte predajov, potrebe skladovej evidencie či prepojení s platobným terminálom VRP rýchlo narazí na limity. Obsluha je pomalšia a neumožňuje pokročilé funkcie. Firmy s pravidelnými tržbami v predajni zvyčajne volia certifikovanú pokladnicu eKasa, ktorá tieto potreby pokryje.

Tržby evidované vo VRP treba zahrnúť do účtovníctva alebo daňovej evidencie. Pri podvojnom účtovníctve sa denné uzávierky premietajú do pokladničnej knihy a tržieb. Treba tiež rešpektovať obmedzenie platieb v hotovosti a údaje z VRP pravidelne porovnávať so stavom peňazí.

Na čo si dať pozor

Najčastejšou chybou je nevydanie dokladu pri každom predaji, napríklad pri drobných sumách či pri platbe známym zákazníkom. Finančná správa vykonáva kontrolné nákupy a pokuty za nevydanie dokladu môžu byť vysoké, pri opakovanom porušení hrozí aj zákaz činnosti. Doklad sa musí vystaviť v okamihu prijatia platby.

Pozor na ochranu prístupových údajov. Kto má prístup k VRP, môže vystavovať doklady v mene podnikateľa. Ak aplikáciu používa viac ľudí, každý by mal mať vlastné prihlásenie, a pri strate zariadenia treba prístup okamžite zablokovať. Zmenu údajov, napríklad adresy prevádzky, treba včas aktualizovať v registrácii.