Виртуальная касса

Что это значит

Виртуальная кассовая система, сокращённо VRP, - бесплатное приложение финансовой администрации, служащее альтернативой физической кассе eKasa. Предприниматель использует её в интернет-браузере на компьютере или планшете либо в мобильном приложении. Каждый кассовый документ при выдаче отправляется в систему финансовой администрации и получает уникальный идентификатор.

VRP предназначена прежде всего предпринимателям с небольшим числом наличных продаж, которым не нужно полноценное кассовое решение, например ремесленникам, поставщикам услуг на выезде, торговцам на рынках или начинающим индивидуальным предпринимателям. Обязанность регистрировать выручку распространяется на продажу товаров и отдельных услуг за наличные или картой, если закон не предусматривает исключения.

Кассовый документ из VRP можно отправить клиенту электронно, например по почте или SMS, или распечатать на подключённом принтере. Перед первым использованием предприниматель должен получить аутентификационные данные и код кассы, которые генерируются при регистрации через портал финансовой администрации.

Как это работает на практике

Для небольшого предпринимателя VRP - дешёвый способ выполнить обязанность регистрировать выручку без покупки кассы и оплаты сервиса. Приложению нужен интернет в момент выдачи документа. При потере связи нужно действовать по правилам о заменяющих документах и дополнительно зарегистрировать данные.

При большом числе продаж, необходимости складского учёта или связи с платёжным терминалом VRP быстро упирается в ограничения. Обслуживание медленнее, а продвинутых функций нет. Фирмы с регулярной выручкой в магазине обычно выбирают сертифицированную кассу eKasa, которая покрывает эти потребности.

Выручку, зарегистрированную в VRP, нужно включить в бухгалтерию или налоговый учёт. При двойной бухгалтерии дневные закрытия отражают в кассовой книге и выручке. Нужно также соблюдать ограничение наличных платежей и регулярно сверять данные VRP с остатком денег.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - невыдача документа при каждой продаже, например при мелких суммах или оплате знакомыми клиентами. Финансовая администрация проводит контрольные закупки, и штрафы за невыдачу документа могут быть высокими, при повторных нарушениях грозит и запрет деятельности. Документ нужно выдать в момент получения оплаты.

Внимание к защите данных доступа. Кто имеет доступ к VRP, может выдавать документы от имени предпринимателя. Если приложением пользуется несколько человек, у каждого должен быть свой вход, а при утере устройства доступ нужно сразу заблокировать. Изменение данных, например адреса точки, нужно своевременно обновлять в регистрации.