Діловодство

Що це означає

Діловодство - система, якою фірма реєструє, сортує, зберігає й зрештою списує свої документи, паперові й електронні. Воно охоплює приймання й реєстрацію вхідної пошти, опрацювання й зберігання справ, їх архівування і на останньому етапі знищення чи передання до архіву.

Правила діловодства визначають регламент і номенклатура справ. Номенклатура розподіляє документи за групами, наприклад облікові документи, договори, кадрова документація чи листування з відомствами, і кожній присвоює строк зберігання та знак цінності, який вирішує, чи знищується документ після строку, чи пропонується архіву.

Закон про архіви й діловодство зобов’язує вести діловодство в повному обсязі насамперед органи публічної влади й окремих творців документів. Та для звичайної приватної фірми добре налагоджене діловодство - практична необхідність, бо строки зберігання випливають із багатьох інших норм, від бухгалтерії до GDPR.

Як це працює на практиці

Ми допомагаємо клієнтам скласти просту номенклатуру справ, що відповідає їхньому розміру. Зазвичай досить таблиці з групами документів, місцем зберігання й строком. Для облікових документів, зарплатних листів чи договорів строки випливають із бухгалтерських, податкових і трудових норм.

Більша частина листування сьогодні надходить електронно, насамперед через електронну скриньку на Slovensko.sk. Діловодство має забезпечити, щоб ці повідомлення регулярно забиралися, зберігалися поза скринькою й прив’язувалися до потрібної справи, бо скринька не є постійним архівом.

За електронного діловодства важливо, щоб документи можна було надійно знайти і щоб зберігалася їх цілісність, тобто їх не можна було непомітно змінити. Для облікових документів цього вимагає й закон про бухгалтерський облік, а для документів з електронним підписом треба думати про довгострокову перевірку підпису.

На що звернути увагу

Найчастіша проблема - фірма зберігає «все назавжди» або, навпаки, нічого системно. Перше суперечить GDPR, який вимагає видаляти персональні дані після досягнення мети, друге призводить до того, що під час перевірки бракує документів, які мали зберігатися.

Під час зміни облікової програми, IT-підрядника чи переїзду офісу часто губляться старі документи. Перед кожною такою зміною треба перевірити, де зберігаються документи в межах строку зберігання і як фірма отримає до них доступ після закінчення договору зі старим підрядником.