Знищення документів

Що це означає

Знищення документів - контрольоване й незворотне знищення документів після спливу строку їх зберігання. Мета в тому, щоб із них не можна було відновити жодних даних. Для паперових документів використовують шредер із достатнім ступенем захисту чи сертифіковану фірму, для електронних - безпечне видалення даних із носіїв.

Знищення - остання фаза діловодства. Йому передує перевірка, чи справді сплив строк зберігання і чи не потрібен документ для поточного провадження, перевірки чи спору. У творців документів, на яких поширюється закон про архіви, списання проводять за згодою державного архіву.

Обов’язок знищувати дані випливає й з GDPR. Персональні дані не можна зберігати довше, ніж потрібно для мети обробки, і після спливу законного строку зберігання, наприклад кадрової документації колишніх працівників, їх треба видалити чи знищити.

Як це працює на практиці

Клієнтам ми радимо проводити знищення раз на рік, зазвичай після закриття звітного року. За номенклатурою справ відбираємо документи зі сплилим строком, перевіряємо, що вони не пов’язані з невирішеними справами, і готуємо список на затвердження керівництву.

Про знищення складають протокол: які групи документів і за який період знищено, коли, у який спосіб і хто відповідав. За зовнішньої фірми ми запитуємо підтвердження знищення. Протокол слугує доказом, що фірма розпорядилася документами законно.

Для облікових документів ми виходимо зі строків закону про бухгалтерський облік і податкових норм, які можуть подовжити строк, наприклад у разі використання податкового збитку чи щодо довгострокового майна. Документи щодо майна, яким фірма ще користується, не знищують, доки його не самортизовано й не списано.

На що звернути увагу

Надто раннє знищення так само проблемне, як пізнє. Якщо фірма знищить документи до кінця строку для нарахування податку, під час перевірки вона не зможе підтвердити витрати, і податкова може їх не визнати. У разі сумнівів документ краще поки залишити.

Викинути документи у звичайне сміття - не знищення. Якщо папери з персональними даними опиняться в контейнері й їх хтось знайде, це порушення захисту даних. Так само старі комп’ютери й диски перед утилізацією чи продажем треба безпечно очистити.