Обмеження зберігання

Що це означає

Обмеження зберігання - принцип GDPR, за яким персональні дані зберігають у формі, що дає змогу ідентифікації, лише стільки, скільки потрібно для мети обробки. Потім їх треба видалити чи анонімізувати.

Принцип не забороняє тривалого зберігання, якщо його вимагає закон. Бухгалтерські документи зберігають десять років, зарплатні листи й дані для пенсійного страхування ще довше, а податкові документи - протягом строку на донарахування податку. Ці обов'язки мають пріоритет перед вимогою видалення.

Проблема радше у зворотній ситуації, коли компанія зберігає дані без причини, наприклад резюме кандидатів, що не пройшли відбір, роками після конкурсу, старі резервні копії чи контакти з давно завершених замовлень. Кожен такий елемент - зайвий ризик у разі витоку даних.

Як це працює на практиці

Компанія має мати план зберігання, що визначає для кожного типу даних строк, причину і спосіб видалення. Допомагає зв'язок із діловодством і правилами архівування документів, які вже задають строки для бухгалтерських і кадрових документів.

Наприкінці строку дані видаляють чи анонімізують. Для паперових документів це знищення, для електронних - видалення із систем, зокрема копій. З резервними копіями чинять так: після закінчення їхнього строку їх перезаписують, а під час відновлення видалені дані не повертають.

У разі запиту суб'єкта про видалення компанія оцінює, чи не зобов'язана вона зберігати частину даних за законом. Непотрібні дані видаляє, а щодо решти пояснює, чому зберігає їх і до якого строку, наприклад через строк архівування бухгалтерських документів.

На що звернути увагу

Невизначених строків на кшталт «зберігаємо, доки потрібно» недостатньо. Наглядовий орган очікує конкретного строку чи критеріїв його визначення. І в інформації для суб'єктів даних треба зазначати, як довго зберігатимуться їхні дані.

Видалення в одній системі недостатньо, якщо дані лишаються в пошті, спільних теках чи в обробників. Плануючи видалення, треба врахувати всі місця, де лежать дані, і вимагати від обробників підтвердження видалення після завершення договору.