Кадрова документація

Що це означає

Кадрова документація - набір документів про працівника: трудовий договір і додатки, накази про оплату, посадові обов’язки, навчання, графік відпусток і документи про припинення.

Її ведуть тому, що роботодавець зобов’язаний довести, на якій підставі платить зарплату і як виконує обов’язки. А не для того, щоб збирати всі папери, які людина принесе.

Кадрову документацію треба відрізняти від зарплатної. Особова справа каже, хто працівник і про що він домовився з роботодавцем, а зарплатна ділянка на цій основі рахує гроші, податки і внески. Документи на кшталт заяви про оподаткування доходів або дані для реєстрації у страхових стоять на межі й мають бути доступні обом.

Як це працює на практиці

Обсяг задає GDPR: обробляти можна лише дані, необхідні для мети. Копія посвідчення особи, свідоцтва про народження дітей чи медичні документи зазвичай туди не належать.

У зарплатних документів і зарплатних листів свої строки зберігання, довші за звичайні кадрові. Тому після звільнення справу не ділять просто на «залишити» і «видалити».

Коли ми ведемо зарплату клієнта, при прийомі нового працівника запитуємо простий пакет: підписаний договір, наказ про оплату, податкову заяву і дані для реєстрації у страхових. Оригінали лишаються в роботодавця, ми працюємо з копіями в обсязі, потрібному для зарплати, і так це записано в угоді про обробку даних.

На що звернути увагу

При звільненні працівника документи треба вичистити: видалити непотрібне, решту архівувати. Зберігання всієї справи «про всяк випадок» порушує принцип мінімізації даних.

Друга часта помилка - доступ. Справа в спільній теці, яку бачить увесь офіс, - проблема, навіть якщо в ній лише необхідні дані. Зарплати й оцінки мають бачити лише ті, хто з ними працює, а права доступу при зміні посади чи звільненні колеги змінюють одразу, а не під час найближчого прибирання.