Делопроизводство

Что это значит

Делопроизводство - система, которой фирма регистрирует, сортирует, хранит и в итоге списывает свои документы, бумажные и электронные. Оно охватывает приём и регистрацию входящей почты, обработку и хранение дел, их архивирование и на последнем этапе уничтожение или передачу в архив.

Правила делопроизводства определяют регламент и номенклатура дел. Номенклатура распределяет документы по группам, например учётные документы, договоры, кадровая документация или переписка с ведомствами, и каждой присваивает срок хранения и знак ценности, который решает, уничтожается ли документ после срока или предлагается архиву.

Закон об архивах и делопроизводстве обязывает вести делопроизводство в полном объёме прежде всего органы публичной власти и отдельных создателей документов. Но для обычной частной фирмы хорошо налаженное делопроизводство - практическая необходимость, потому что сроки хранения вытекают из многих других норм, от бухгалтерии до GDPR.

Как это работает на практике

Мы помогаем клиентам составить простую номенклатуру дел, соответствующую их размеру. Обычно достаточно таблицы с группами документов, местом хранения и сроком. Для учётных документов, зарплатных листов или договоров сроки вытекают из бухгалтерских, налоговых и трудовых норм.

Большая часть переписки сегодня приходит электронно, прежде всего через электронный ящик на Slovensko.sk. Делопроизводство должно обеспечить, чтобы эти сообщения регулярно забирались, сохранялись вне ящика и привязывались к нужному делу, потому что ящик не является постоянным архивом.

При электронном делопроизводстве важно, чтобы документы можно было надёжно найти и чтобы сохранялась их целостность, то есть их нельзя было незаметно изменить. Для учётных документов этого требует и закон о бухгалтерском учёте, а для документов с электронной подписью нужно думать о долгосрочной проверке подписи.

На что обратить внимание

Самая частая проблема - фирма хранит «всё навсегда» или, наоборот, ничего системно. Первое противоречит GDPR, который требует удалять персональные данные после достижения цели, второе приводит к тому, что при проверке нет документов, которые должны были храниться.

При смене учётной программы, IT-подрядчика или переезде офиса часто теряются старые документы. Перед каждой такой переменой нужно проверить, где хранятся документы в пределах срока хранения и как фирма получит к ним доступ после окончания договора со старым подрядчиком.