Registratúra

Čo to znamená

Registratúra je systém, ktorým firma eviduje, triedi, ukladá a nakoniec vyraďuje svoje písomnosti, papierové aj elektronické. Zahŕňa prijímanie a evidenciu došlej pošty, vybavovanie a ukladanie spisov, ich archiváciu a v konečnej fáze skartáciu alebo odovzdanie do archívu.

Pravidlá registratúry určuje registratúrny poriadok a registratúrny plán. Plán zatrieďuje písomnosti do skupín, napríklad účtovné doklady, zmluvy, personálna dokumentácia či korešpondencia s úradmi, a ku každej priraďuje lehotu uloženia a znak hodnoty, ktorý určuje, či sa písomnosť po lehote zničí, alebo sa ponúkne archívu.

Zákon o archívoch a registratúrach ukladá povinnosť viesť registratúru v plnom rozsahu najmä orgánom verejnej moci a vybraným pôvodcom. Pre bežnú súkromnú firmu je však dobre nastavená registratúra praktickou nevyhnutnosťou, lebo lehoty uchovávania vyplývajú z mnohých iných predpisov, od účtovníctva po GDPR.

Ako to funguje v praxi

Klientom pomáhame zostaviť jednoduchý registratúrny plán, ktorý zodpovedá ich veľkosti. Zvyčajne stačí tabuľka so skupinami dokumentov, miestom uloženia a lehotou uchovávania. Pri účtovných dokladoch, mzdových listoch či zmluvách lehoty vyplývajú z účtovných, daňových a pracovnoprávnych predpisov.

Veľká časť korešpondencie dnes prichádza elektronicky, najmä cez elektronickú schránku na Slovensko.sk. Registratúra by mala zabezpečiť, že tieto správy sa pravidelne preberajú, ukladajú mimo schránky a sú priradené k správnemu spisu, pretože schránka nie je trvalým archívom.

Pri elektronickej registratúre je dôležité, aby sa dokumenty dali spoľahlivo nájsť a aby bola zachovaná ich integrita, teda aby sa nedali nepozorovane zmeniť. Pri účtovných dokladoch to vyžaduje aj zákon o účtovníctve, pri elektronicky podpísaných dokumentoch treba myslieť na dlhodobé overenie podpisu.

Na čo si dať pozor

Najčastejším problémom je, že firma dokumenty uchováva „všetko navždy“ alebo naopak nič systematicky. Prvé je v rozpore s GDPR, ktoré vyžaduje osobné údaje vymazať po uplynutí účelu, druhé vedie k tomu, že pri kontrole chýbajú doklady, ktoré mali byť uložené.

Pri zmene účtovného softvéru, dodávateľa IT či sťahovaní kancelárie sa často stratia staršie dokumenty. Pred každou takouto zmenou treba overiť, kde sú uložené písomnosti v lehote uchovávania a ako sa k nim firma dostane aj po ukončení zmluvy so starým dodávateľom.