Прибутковий складський ордер

Що це означає

Прибуткова накладна - складський документ, що підтверджує приймання матеріалів чи товару на склад. Вона містить дату, постачальника, вид і кількість прийнятих позицій, їхню ціну й підпис особи, яка прийняла товар. Це основа складського обліку.

Прибуткова накладна має й бухгалтерське значення. За обліку запасів способом A на її підставі записується надходження на склад за вартістю придбання з урахуванням супутніх витрат, наприклад доставки чи мита. Її протилежність - видаткова накладна, що підтверджує вибуття зі складу.

Прибуткова накладна оформлюється й під час надходження власних виробів із виробництва, повернення товару від покупця чи переміщення між складами. Для кожного виду руху варто розрізняти тип накладної, щоб потім рухи можна було аналізувати.

Як це працює на практиці

Під час приймання товару ми звіряємо прибуткову накладну з товарною накладною постачальника й рахунком. Якщо рахунок прийшов раніше за товар, товар обліковуємо як товар у дорозі, якщо товар раніше за рахунок, накладна оформлюється, а рахунок пізніше прив’язується. Розбіжності в кількості чи ціні вирішуємо претензією.

У складських програмах, пов’язаних з обліком, прибуткова накладна переходить до бухгалтерії автоматично. Важливо правильно налаштувати спосіб обліку запасів і оцінку, наприклад FIFO чи середньозважену, щоб вартість складу в обліку збігалася зі складським обліком.

Наприкінці місяця ми перевіряємо накладні без рахунку й рахунки без накладної. Такі розбіжності сигналізують про непроведене зобов’язання чи відсутній товар і під час річного закриття спотворили б запаси й результат.

На що звернути увагу

Товар, прийнятий без накладної, з погляду обліку на складі відсутній, хоча фізично є. Під час інвентаризації з’явиться надлишок, який треба пояснювати. Тому накладну ми радимо оформлювати завжди в день приймання, а не заднім числом.

Накладна, підписана без реальної перевірки вмісту постачання, послаблює позицію під час претензії. Якщо пізніше виявиться відсутній чи пошкоджений товар, постачальник може послатися на підписаний без застережень документ про приймання.