Предконтування

Що це означає

Предконтування - заздалегідь підготовлений шаблон проведення, який бухгалтерська програма прив’язує до документа. Воно визначає, на які рахунки сума записується в дебет і кредит, як діляться база й ПДВ і до якого рядка декларації та контрольного звіту потрапить документ.

Предконтування створюються за типами документів і повторюваними ситуаціями, наприклад купівля матеріалу, вхідний рахунок за послуги, виручка інтернет-магазину чи банківська комісія. Вони можуть містити й центр витрат, замовлення чи інші виміри, які відстежує фірма.

Набір предконтувань разом із робочим планом рахунків утворює основу налаштування обліку конкретної фірми. Добре налаштовані предконтування заощаджують час, уніфікують роботу бухгалтерів і зменшують кількість помилок.

Як це працює на практиці

Приймаючи клієнта, ми спершу переглядаємо його типові документи й готуємо набір предконтувань у бухгалтерській програмі. Для постачальників, які виставляють те саме, налаштовуємо предконтування за замовчуванням прямо в картці партнера.

Під час автоматичної обробки документів через OCR система розпізнає постачальника й пропонує предконтування, яке бухгалтер лише перевіряє. Що точніше налаштовані предконтування, то менше ручної роботи й то швидша щомісячна обробка.

Предконтування ми регулярно переглядаємо, особливо після змін закону, наприклад у разі зміни ставок ПДВ чи нових рядків контрольного звіту. Застаріле предконтування може повторити ту саму помилку на сотнях документів.

На що звернути увагу

Предконтування не замінює судження. Рахунок від того самого постачальника може одного разу містити звичайну послугу, а іншого - технічне поліпшення майна. Якщо його автоматично проведено за шаблоном, помилка виявиться лише під час перевірки.

Забагато схожих предконтувань веде до хаосу, коли бухгалтери обирають різні варіанти для одного випадку. Ми радимо тримати перелік стислим, із зрозумілими назвами й відповідальною особою, яка затверджує нові предконтування.