Предконтировка

Что это значит

Предконтировка - заранее подготовленный шаблон проводки, который бухгалтерская программа привязывает к документу. Она определяет, на какие счета сумма записывается в дебет и кредит, как делятся база и НДС и в какую строку декларации и контрольного отчёта попадёт документ.

Предконтировки создаются по типам документов и повторяющимся ситуациям, например покупка материала, входящий счёт за услуги, выручка интернет-магазина или банковская комиссия. Они могут содержать и центр затрат, заказ или другие измерения, которые отслеживает фирма.

Набор предконтировок вместе с рабочим планом счетов образует основу настройки учёта конкретной фирмы. Хорошо настроенные предконтировки экономят время, унифицируют работу бухгалтеров и уменьшают число ошибок.

Как это работает на практике

При принятии клиента мы сначала проходим его типичные документы и готовим набор предконтировок в бухгалтерской программе. Для поставщиков, которые выставляют одно и то же, настраиваем предконтировку по умолчанию прямо в карточке партнёра.

При автоматической обработке документов через OCR система распознаёт поставщика и предлагает предконтировку, которую бухгалтер лишь проверяет. Чем точнее настроены предконтировки, тем меньше ручной работы и тем быстрее ежемесячная обработка.

Предконтировки мы регулярно пересматриваем, особенно после изменений закона, например при смене ставок НДС или новых строках контрольного отчёта. Устаревшая предконтировка может повторить одну и ту же ошибку на сотнях документов.

На что обратить внимание

Предконтировка не заменяет суждения. Счёт от того же поставщика может один раз содержать обычную услугу, а в другой - техническое улучшение имущества. Если он автоматически проведён по шаблону, ошибка проявится лишь при проверке.

Слишком много похожих предконтировок ведёт к хаосу, когда бухгалтеры выбирают разные варианты для одного случая. Мы советуем держать список кратким, с понятными названиями и ответственным лицом, которое утверждает новые предконтировки.