Predkontácia

Čo to znamená

Predkontácia je vopred pripravený vzor zaúčtovania, ktorý účtovný program priradí k dokladu. Určuje, na ktoré účty sa suma zapíše na stranu Má dať a Dal, ako sa rozdelí základ a DPH a do ktorého riadku daňového priznania a kontrolného výkazu sa doklad dostane.

Predkontácie sa zakladajú podľa typov dokladov a opakujúcich sa situácií, napríklad nákup materiálu, prijatá faktúra za služby, tržba z e-shopu či bankový poplatok. Môžu obsahovať aj stredisko, zákazku či iné dimenzie, ktoré firma sleduje.

Súbor predkontácií spolu s účtovým rozvrhom tvorí základ nastavenia účtovníctva konkrétnej firmy. Dobre nastavené predkontácie šetria čas, zjednocujú postup medzi účtovníkmi a znižujú počet chýb.

Ako to funguje v praxi

Pri preberaní klienta najprv prejdeme jeho typické doklady a pripravíme sadu predkontácií v účtovnom programe. Pri dodávateľoch, ktorí fakturujú stále to isté, nastavíme predvolenú predkontáciu priamo pri partnerovi.

Pri automatickom spracovaní dokladov cez OCR systém rozpozná dodávateľa a navrhne predkontáciu, ktorú účtovník len skontroluje. Čím presnejšie sú predkontácie nastavené, tým menej ručnej práce zostáva a tým rýchlejšie je mesačné spracovanie.

Predkontácie pravidelne revidujeme, najmä po zmenách zákona, napríklad pri zmene sadzieb DPH alebo nových riadkoch kontrolného výkazu. Zastaraná predkontácia dokáže rovnakú chybu zopakovať na stovkách dokladov.

Na čo si dať pozor

Predkontácia nenahrádza úsudok. Faktúra od toho istého dodávateľa môže raz obsahovať bežnú službu a inokedy technické zhodnotenie majetku. Ak sa automaticky zaúčtuje podľa vzoru, chyba sa prejaví až pri kontrole.

Príliš veľa podobných predkontácií vedie k chaosu, keď si účtovníci vyberajú rôzne varianty pre ten istý prípad. Odporúčame udržiavať ich zoznam stručný, s jasnými názvami a so zodpovednou osobou, ktorá nové predkontácie schvaľuje.